[摘要]信息在当代社会已成为最重要的战略资源之一,企业决策离不开信息。而企业决策所需信息大部分来自会计系统。本文将从会计信息系统的发展历程来谈会计信息系统各阶段的特点,其中重点分析了ERP管理思想对会计信息系统的冲击及对其未来的发展趋势和影响。
[关键词]会计信息系统;ERP;发展历程
会计信息系统被定义为利用信息技术对会计信息进行采集、存储、处理和传递,完成会计核算任务,并能提供进行会计管理、分析、决策用的辅助信息的人机系统。由此可见,其包括两大部分:一是对会计信息的处理,以完成核算任务;二是提供协助管理、决策的辅助信息。纵观会计信息系统的发展历程,我认为应将其划分为4个阶段,即电子数据处理阶段,本质上属于会计电算化的阶段,会计信息系统成型阶段以及基于ERP管理思想的现代会计信息系统阶段。同时我认为分析会计信息系统的这4个阶段不能分割与其有密切关系的财务软件的发展历程,二者是相辅相成、相互促进的。下文将详细阐述会计信息系统的发展。
一、电子数据处理阶段
会计信息系统的发展可追溯到20世纪50年代,这阶段主要是用计算机帮助进行会计数据的计算,数据不能独立,不能离开相应的程序而被其他程序调用,数据库存技术尚未出现,仅是代替人工进行给定一组数据的计算而已。这一阶段应算是会计电算化的雏形,只能说明计算机技术在会计处理中的初步涉入而已。
二、会计电算化阶段
会计电算化产生于1979年,使用会计电算化主要将它解释为会计工作的计算机化,主要指财务会计的电算化,而管理会计的电算化,决策会计的电算化等尚未涉及。我国会计电算化事业,主要解决的是以计算机代替手工记账、算账、报账和用账问题。经过20年来的发展,有力地推动着我国财务会计事业的发展。与此相随,我国财务软件也正处于起步阶段,此时的财务软件属非商品化财务软件的研究。当时我国正处于计划经济体制下,国内大多财务软件都是在借鉴国外产品下基于DOS平台的核算型单机用户软件,面向单一会计专用领域,代替手工会计记账。尔后又发展至商品化财务软件阶段,此时的财务软件向商品化和基于NET-WARE等网络平台的局域网应用软件方向发展,应用由单项核算向多项会计核算子系统发展。而随着市场经济的高度发展以及现代金融、证券、保险、期货等金融衍生工具层出不穷,企业已不再是单纯的生产经营单位,投融资和资本运作,以及集团的内部财务资金管理居于越来越重要的地位,提出了企业集团财务管理的协同尚未集中管理模式,认为应着重于设计应用解决方案。因此,有人提出了“会计信息化”的名词。比较会计信息系统与会计电算化的概念不难看出,会计信息系统实质上是会计电算化基于当今信息时代的易名,当然伴随其的肯定是功能、定位、理念上的巨大差异。为了着重突出“信息系统”并显示与传统会计电算化的重要不同,所以提出了“会计电算化”的概念。由上可以看出,会计电算化将被会计信息化取代,随着会计信息需求的日益增加,会计信息化更能体现出会计的改革发展的结果。1999年4月在深圳召开的“会计信息化理论专家座谈会”上,王景新教授指出:“……会计是否应该顺应趋势改叫‘会计信息化’,对此问题我认为可以研究采用会计信息化的概念,有利于国际接轨,有利于同国内其他领域进行交流,有利于研究和发展。”
三、会计信息系统成型阶段
先来看财务软件的发展,财务软件此阶段已发展至核算型商品化财务软件研究开发阶段。随着网络的出现,企业内部局域网为信息共享提供了极大的方便,财务软件产业进入了面向文件服务器和客户端服务器的计算模式,应用范围从单机模式扩展到具有一定数据共享能力的小型局域网应用,并提出核算型向管理型过渡。我们知道,会计电算化是仅仅利用计算机代替手工完成一系列会计核算工作的过程,会计信息系统包含了会计电算化,但会计电算化不是会计信息系统的全部。会计信息系统还包括对会计信息的进一步开发和利用过程,以及与财务信息系统,整个管理信息系统的对接和融合过程。以下我们通过对比会计信息化与会计电算化来理解此阶段的会计信息系统。首先,会计信息化与会计电算化的区别表现在所处环境上,由于互联网及以电子商务为代表的网络经济的迅速发展,使得会计所处的环境发生了很多的变化,可归纳为网络化、即时化、无纸化、信息集成化、管理一体化。客观上提出了会计信息化的需求,也提供了实现会计信息化的条件,没有信息化的环境,会计也只能搞“电算化”。其次,会计信息化与会计电算化的区别表现在其内涵上,在当时的环境下,“会计电算化”主要是围绕记账凭证、账本和报表进行设计和开发,处于一种单纯模拟手工会计账表的状态,而且自成体系,所提供的会计信息与整个企业的信息系统处于被割裂的状态,出现“孤岛现象”。而此时的会计信息系统单独孤立地收集财会数据,加工处理,重点是代替人工计算,也是局限在会计核算上,而轻视财会管理、信息的利用。
四、基于ERP管理思想的现代会计信息系统
从1998年至今可以说都属于此阶段。财务软件此时也进入了管理型财务软件和企业管理软件阶段。随着经济活动趋向电子化、自动化,企业间信息交换逐渐增多,网络系统管理被提到最高优先级,网络财务概念应运而生。管理型财务软件的出现,为现代会计信息系统提供了技术上、物理层面的保证。有了实体层面的技术支持只是前提条件,而关键是影响会计信息系统设计理念的、精神层面的理念——ERP管理思想的出现。
传统企业管理按职能部门划分的“企业内部横向型管理”与外部客户、供应商之间除了业务往来外,无更多的信息交流或经营运作上的协同。在当今电子商务环境下,为适应市场全球化要求,企业不仅需要合理规划,运用自身内部资源,还应将外部经营环境中的各方面整合、集成,准确反映各种动态信息,而ERP正是契合了这一管理要求而产生的。ERP概念从管理思想角度来看,是一种先进的管理理念和一整套企业管理系统体系标准,它是在MRPⅡ基础上发展起来的面向供应链的信息高度集成的管理思想,是跨地区、部门,甚至跨公司,整合企业经营活动的管理思想。实务宗旨建立在信息技术基础之上,这一系统化管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP强调的是将企业内部价值链上所有功能活动加以整合,ERP旨在整合内部功能活动以及实现对企业供应链的有效管理;从管理系统角度来看,它是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力财力、计算机软硬件及通讯、网络技术在内的一体化的企业管理系统,而会计信息系统(AlS)则是其中最为重要的子系
统。ERP最核心的理念是面向供应链,面向供应链是指不仅考虑到本企业,而且考虑到与本企业业务密切有关的上游企业(供应企业)和下游企业(销售客户),通过与企业上下游企业信息的高度整合,不仅集成企业内部的所有流程、各个环节的信息,实现流程管理、信息共享,而且集成上下游的供应商和销售客户的信息,有助于及时掌握供应链的动态变化和企业信息的实时响应的需求,保持物流、信息流、资金流的快速流动,以企业有限的资源来应对市场竞争和机遇,做到以最短的生产周期、最少的消耗、最低的成本来创造尽可能多的经济效益,而这一点正是会计信息系统的管理思想。
浅议会计电算化信息系统内控问题
电算化下企业会计档案管理问题研究