查询审核过程
在会计电算化程度较高的发达国家,软件是否具有充分的保留和提供审计线索的功能,是评价管理型软件最重要的标准之一。显然,一个理想的管理型软件必须具有充分的保留和提供审计线索的功能。在这方面,我国的商品化管理型软件设计与开发似乎尚未给予足够的重视,在未来的管理型软件的设计中这将是一个新的课题。
关于审计线索提供的总体要求可归纳为以下几条:
1.双向性
管理型软件应允许审计人员按照原始凭证-明细帐(日记帐)-总帐-报表的顺序进行双向查询,同时还应允许分别对日记帐、明细帐、总帐的期初余额、本期发生额和期末余额进行双向查询。目前,我国绝大多数管理型软件的查询设计都是单向的,可以实现由总帐查明细帐,由明细帐查凭证等过程,但当需要反向查询时则往往会遇到困难。
我国通用财务软件的设计一般是将帐务处理系统与报表处理系统作为两个独立的模块进行设计。报表处理模块虽然能根据一定的公式在帐簿中取数据,但是报表与帐簿之间并未建立起直接的关联,由报表到帐簿,或由帐簿到报表的追查不能实现。即使是在帐务处理模块中,如总帐、明细帐与凭证之间的顺次查询也并非各种软件均能实现。
2.二维性
二维性是指管理型软件所提供的审计线索查找路径应是可以交错的。即不仅可以按凭证到明细帐(日记帐)到总帐到报表进行双向查询,而且在查询帐簿的同时可以随时查找某一帐户对应的某笔交易额或期初、期末数额。二维性的实现受双向性的影响与限制。在我国,有的软件连顺序查询都实现不了,更谈不上二维查询了。但是,如果单就查询帐簿时可以随时对相应的帐户进行"期初余额到本期发生额到期末余额"双向查询而言,一般的财务软件基本上都能实现。这是由于我国的财务软件在显示被查询的帐簿时,往往按照手工处理中帐簿的格式予以表现,只要在软件帐簿格式设置时注意包括期初余额、本期发生额和期末余额三个项目,则随时可以方便地对此进行双向查询。
3.确定性
审计人员在工作中,一旦对某些业务产生疑问,往往需要对与该业务有关的一切内容进行查询或追查。此时,管理型软件应能为审计人员提供足够的资料,并能在各数据库之间根据审计人员的设定建立起关联关系,从而保证审计人员在查找资料时能方便地对相关资料进行定位。如果审计人员需要对客户的应收帐款进行审计,软件应可根据审计人员的设定在顾客订货单、销售通知书、发货单、销售发票、销售汇总表、销售明细帐及总帐、应收帐款明细帐和总帐、现金和银行存款日记帐,以及总帐数据库之间有选择地建立起关联。一旦某项具体业务被选定,与之相应的上述资料即可调出。这是计算机应用为审计工作带来的一大便利,可以省去审计人员大量的手工查找工作。但是客观地讲,这一功能在我国现有的财务软件上并未得到实现。一方面,是由于计算机在企业中的应用范围还比较小,有的企业尽管已实现财会电算化,但是并未在企业全范围实现计算机管理与控制。
另一方面,是由于我国现有的成套企业MIS系统还很少,有的企业虽已广泛地运用计算机进行信息管理,但是这些信息管理模块往往独立于财务模块,且与财务模块之间缺乏配套的接口,造成信息交换困难。因此,要解决财务软件中审计线索提供的确定性问题,首先应在企业推广运用管理型软件。只有真正让计算机总管企业管理的各类信息,才有可能利用计算机技术方便地为审计人员提供审计线索。
证实过程
审计人员进行证实测试的主要目的是确定会计报表所揭示内容的有效性、正确性,其一般目的包括:存在和发生、完整性、权利和义务、估价与分配,以及说明和披露五个方面。由于一般财务软件的设计都能遵循有关会计制度的要求,核算的准确性是有保证的。同时资产的存在性与完整性也并非由财务软件的设计所决定。因此,笔者认为,证实测试过程对管理型软件设计的要求比较简单,主要体现在以下两条:
1.帐务处理过程确定可查
我国现行的会计制度在很多具体会计处理方法方面具有可选择性,如高新技术企业固定资产折旧,国家规定可以选用加速折旧方法。当然,企业也可选择常规折旧方法,这就使会计具体业务的处理具有不确定性。审计人员在进行审计时,必须充分了解企业对各项业务的具体处理方法,才有可能对所选处理方法的适当性和核算的正确性提出意见。与此同时,作为通用管理型软件,软件设计一方面应充分考虑不同企业对各种不同会计处理方法的需要,在软件中预置选择菜单;另一方面,也应注意在用户选定某一处理方法后,对这一信息予以披露与保存,以便审计人员在需要时随时调用。
2.为审计测试预留通道
在管理型软件中,仅保留处理方法的名称、过程、公式还远远不够。审计人员为证实业务处理的实际过程、方法,往往需要进行测试,即虚拟一次业务运作过程,检查其结果与预期结果是否相符。这种方法可以有效地验证核算过程是否与设计一致, 但是,如果审计人员不能及时消除这些测试的影响,这种方法也有可能导致系统数据的混乱。恰当的解决方案是在软件设计时即为以后的审计测试留下通道,既方便审计人员的随时测试,也不会造成对整个系统数据的影响。
系统分析过程
会计电算化系统是一个比手工会计系统更为高级、复杂的信息处理系统,美国注册会计师协会在第3号《审计准则公告》中将会计电算化系统的内容控制分为一般控制和应用控制两类,这代表了西方审计界普遍接受的见解。我国的一些学者则主张将内部控制分为程序控制与制度控制两类。其中,制度控制与软件设计无关,在此着重讨论满足程序控制对相关软件设计要求。
教育：会计电算化教学内容规范化构思
数字化管理时代重构我国的财会管理