会计理论基础应与技术基础相匹配,任何超越技术基础的理论、规则是不切实际的;反之,技术发展到一定阶段依旧墨守陈规,也难以使技术系统充分发挥其功能。因此,我们应从电算化会计信息系统的技术特性的新视点出发,研究和发展现代会计理论与方法,以充分发挥电算化优势,实现其效用最大化。
2、依据会计业务重组原则,增设会计科目级数。
科学合理地设置会计科目,是统一核算口径、正确组织银行会计核算的前提。科目设置是否恰当,关系到银行业务与财务信息是否系统、明确,直接影响核算质量和银行经营管理水平。随着会计电算化不断发展,应充分发挥信息共享、汇总及再处理的优势,改变按业务内容和资金性质设置会计科目的现状,使之丰富完善成为不仅按业务内容和资金性质,而且按业务管理、会计、统计和会计信息分析的需求来设置科目。因此,有必要根据核算、分析、管理与决策的需要,增加科目级数。即:设置会计科目的最明细级(如帐号),然后依次设置各项明细级(科目代号)、次高级(报表会计数或业务类型码)、最高级(行号等);并且,可对各区间代号位数进行统一协定,以防各行标准不一;造成混乱。这样有利于银行会计快速统一规范的核算,有利于信息资料按不同需求随时汇总,有利于信息分析和决策。
3、改革银行会计单式凭证为复式凭证。
随着会计电算化的发展,手工条件下的一些单式凭证,如上所述已失去了原本意义,至此仍一味“仿真”,不仅耗时费力,而且还存在着安全防范上的漏洞和操作上的不方便等弊端。如联行汇划补充报单格式已率先印好,待使用时再由计算机会栏打印,这样增加了凭证管理环节,也带来风险隐患,因此,有必要改革会计凭证的设置与管理方法。而且,在有形凭证能通过计算机转化为会计信息的今天,改单式凭证为复式凭证也有其可行性。
4、完善银行帐务组织及处理程序,建立现代化会计核算体系。
帐务组织是指在会计核算中,帐簿的设置、结构、核算程序和帐务核对方法等相互配合的帐务体系。我国银行帐务组织经过多年来的实践和改革,绝大部分业务在手工条件下,已形成了一套比较严密的帐务组织系统,但在电算化条件下,会计核算体系还需不断发展、创新与完善。
就帐簿设置而言,由于计算机数据处理能力极强,登帐、计息、合帐等机械处理极为迅速,因此,在计算机条件下,分户帐没有必要仍保留甲、乙、丙、丁四种,最多保留甲、丁二种帐簿即可,其他如余额表、登记簿等也可精简并规范其格式。
就帐务处理而言,科目级别的细化和会计凭证、帐簿的改革也必将使银行帐务处理程序随之发生变化。电算化条件下,不必设置类似于手工帐簿的帐簿数据库,可建立记帐凭证数据库和分类汇总数据库,以适应计算机集中性、多元性的特性,充分发挥计算机优势。此外,在帐务处理程序的设计上,还应兼顾预防串户的要求。可行的方法是在程序中增设帐号和户名的自动核对功能。在录入凭证时,应同时录入帐号和户名,供计算机核对,核对相符,方可调出分户帐。这既可有效地杜绝串户,保证会计核算资料正确性,又可进一步完善会计核算体系。
就会计信息报告而言,计算机辅助会计报表处理和财务分析工作.已成为会计核算和财务管理的重要手段,而且还可以满足其他财会信息电子文档处理、管理的要求。过去日计表主要是轧平当日帐务的主要工具,在电算化条件下,其功能可扩展为满足管理者了解掌握基层行日常业务状况的需要。可利用计算机网络系统根据需要采取联机实时报告的形式每日逐级汇总上报日计表,弥补业务状况报告表定期上报的不足。
5、建立健全电算化条件下的内控制度,强化会计信息安全管理。
我国二十世纪九十年代初制定的银行业会计制度已不适应新形势要求。对现行会计制度的有效性进行评估,对不适宜的条款重新修订与补充,对计算机条件下重要风险部位会计制度的完善与深化已显得十分迫切。我们应按“内控先行”的原则,建立健全制度,防患于未然。理论上讲,越开放的系统,其安全性就越差。而银行的计算机系统既要求开放,又要求绝对安全,这就要求我们在这中间寻求一个平衡点。首先,制度上应进一步完善,应在财政部的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》的基础上,结合银行会计特点,制定《银行业电算化管理规定》或《实施细则》,并尽快修订规行会计制度。其次,在电算化系统建设中,应强化风险意识,建立优质、高效、安全的银行会计电算化系统。