1.建立健全各项制度。这里的制度主要是指《岗位责任制》、《操作管理制度》、《系统维护制度》、《机房管理制度》、《会计档案管理制度》,许多单位上墙的制度往往是“形式主义”,各企业单位的有关领导及财务负责人应当从新的高度去认识、督促并监督财务人员的工作行为,切实履行有关职责,为电算化工作井然有序、有条不紊的开展创造良好的安全氛围。
2.替代手工核算。替代手工核算的基本条件:①单位需获得“会计工作达标单位”证书。②采用的会计核算软件已通过评审。③与手工账并行运行三个月以上,保存有完整的与手工核算相一致的数据。④配有专门或主要用于会计核算工作的计算机和计算机终端,并配有指定的专职或兼职的上机操作人员。⑤有严格的操作管理制度,包括操作人员工作职责和工作权限,预防记账凭证等数据未经审核而输人计算机的措施,预防已输入计算机的记账凭证未经复核而登账的措施,必要的上机操作记录制度。⑥有严格的硬件、软件管理制度,包括保证机房设备安全和计算机正常运转的措施;会计数据和会计软件安全保密的措施;修改会计核算软件的审批监督制度。⑦有严格的电算化会计档案管理制度。在符合以上条件以后,向当地财政部门提出书面申请,取得财政部门验收证书后,单位即可全面开展会计电算化工作。
五、维护工作是会计电算化顺利进行的保证
1.账套的备份。由于会计数据的重要性,对存储在硬盘里的数据必须按月进行备份2份,当会计数据丢失或会计数据遭到破坏时,能借助备份恢复到最近状态。在备份磁盘上要注明数据备份的日期、备份的内容,分别存放在不同的地方,达到“双保险”的目的。
2.病毒常识。常见的防范措施有:①不使用来历不明的软盘;②经常或定期杀毒;③安装病毒防火墙。财务人员在使用外来软盘、光盘等时,不要急于装入系统,应先将其文件全面的检测一遍,做到“防患于未然”。
3.档案管理。会计电算化后,会计档案主要以两种方式存在,存储在磁性介质上的会计资料和据此打印输出的会计凭证、账簿、会计报表等资料。打印输出的会计档案保管方法同手工作业下的保管方法。存储在磁性介质上的会计资料应远离机房,做好防霉防潮的工作,定期将数据进行重新处理。
电算化会计信息系统如何变革适应电子商务的发展
论我国会计电算化的发展