[关键词]会计电算化;内部控制;制度建设;以人为本;内部审计
会计电算化内部控制是内部会计控制的特殊形式。财政部2001年6月颁布的《内部会计控制规范基本规范(试行)》中指出“电子信息技术控制要求运用电子信息技术建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施。”从制度上说明了加强会计电算化内部控制的必要性。
随着会计电算化进一步向深层次发展,特别是ＩＴ技术的发展,一些措施已难以发挥其应有的作用,现有的控制制度建设有待完善。本文试图从微观的层面,以企业实施会计电算化后内部会计控制中存在的问题为基础探讨关于电算化会计信息系统环境下的内部控制建设问题,以确保企业实行会计电算化后,系统能够正常、安全、有效地运行。
一、会计电算化内部控制中存在的问题
与传统的手工账务系统相比,电算化条件下会计信息处理方式和流程发生了变化,使会计工作机制发生了质的变化。两种条件下,会计信息处理工作流程如下:
传统手工账工作流程:
原始凭证→授权批准→财务审核→制单→经财务分工后登记日记账、明细账、总账→手工账试算平衡→报表编制→账证表核对与控制
会计电算化工作流程:
原始凭证→授权批准→财务审核→对合格凭证进行凭证输入(制单)→电算审核→计算机系统处理→账表输出
从以上工作流程可以看出,手工会计处理方式条件下,会计工作的组织形式是以经济业务性质来划分不同的核算职能。其内部控制主要通过组织控制和账簿控制来实现。首先,企业依据不相容职务相分离这一基本原则,建立各种会计岗位与机构,制定各级财务制度与职责,不同人员限制在各自特定的业务领域内,各级主管依制度实行严密监督。其次,企业通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证;通过账证核对、账账核对,保证记账的正确。企业通过核对记录可以追溯到任何一个环节所出现的问题。未经授权,任何人员都难以操纵全部会计环节或获取全部会计资料,由此形成了手工条件下会计系统组织制度上的内部牵制网。
在电算化条件下,会计信息系统是按计算机数据处理系统组织起来的,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使得传统组织控制功能减弱。同时,由于会计信息系统是将输入的数据集中存储于一个数据库文件中,根据程序设定的方式进行多重处理,多层次输出所需要的会计信息,因此会计信息系统中不区分总账和明细账、日记账,这虽然使数据处理流程大为简捷,但也使账簿间的相互控制不复存在,使账证核对、账账核对失去作用。因此手工条件下行之有效的内部牵制网,在电算化条件下已难以发挥其作用,会计电算化内部控制出现了很多新问题,表现为:
1.数据处理方式变化带来的问题
(1)因数据输入操作不当而导致的控制问题。一旦输入操作不当,将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列错误,造成输出信息的失真。这就是计算机数据处理的一条重要规律“输入的是垃圾,输出的也必将是垃圾。”因而数据输入不当的控制问题成为内部控制中最重要的控制环节;
(2)责任高度集中于电算化软件系统,企业面临巨大的系统风险问题。一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效,就会影响系统运行的稳定性和安全性,严重的可能会导致系统的崩溃,给企业造成不可估量的损失。系统风险问题成为内部控制的主要风险;
(3)一些职责的高度集中违背了不相容职务分离和授权、批准控制的原则。由于数据处理集中进行,导致职责合并严重,会计人员大大减少,从而使一些不相容职务得不到分离,如有些会计人员既从事数据的输入、输出工作,又负责数据的报送,这增加了他们在未经授权批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改等操作的可能性,从而使会计数据的准确和安全性受到威胁。
2.会计信息磁性化带来的问题
手工条件下,会计数据和信息记录在纸介质的单、证、账、表上,修改困难,修改会留有明显痕迹,从而便于查证、控制。而在电算化条件下,会计电算的资料如证、账、表都是通过计算机处理系统完成的,资料的表现形式主要是打印的账表和存储在计算机软硬盘和其他存储介质中的会计数据,这些存放在磁性介质中的会计档案,可以方便地被不留痕迹地加以修改,很容易遭到损坏和破坏,影响会计信息的真实可靠性。
3.计算机网络发展带来的问题
网络的迅猛发展及其在财务工作中的进一步应用带来了层出不穷的新问题。网络环境具有开放性和动态性的特点,这给会计信息系统内部控制带来了许多新问题,如大量会计信息通过网络通信线路传输,有可能被非法拦截,窃取甚至篡改;网络会计信息系统遭受“病毒”入侵或“黑客”攻击的可能性更大等等。总之网络环境的开发性和动态性加剧了会计信息失真的风险,甚至威胁到企业财产的安全性,对会计内部控制提出了严峻的挑战。
此外,由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识,对会计人员提出了较高要求,而目前会计人员大多只具备会计专业知识,实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求,给实施内控制度带来困难。
二、会计电算化内部控制制度建设
设计并建立周密的内部控制体系是解决上述及其他一系列问题的有效途径。我们认为,由于目前大多数企业不是自行开发系统软件,而是购买商品化软件,将内部控制分为一般控制和应用控制而采取相应控制措施的设计方法,混淆了执行控制的主体———因而这种内部控制制度设计不够完善,内部控制的分类应既要概念清晰,又要区分控制的主体,以便明确责任,为此,建议将内部控制划分为对系统使用者的控制和对系统开发者的控制两大类,分别制定相应的控制制度,具体措施如下:
1.对系统使用者的控制
企业可在保持传统内部控制合理部分的基础上,结合计算机系统的特点,制定相应的控制制度,包括组织控制、企业内部操作管理控制、计算机硬件和软件管理控制、会计档案控制制度等等。
(1)组织控制。组织控制是指将系统中不相容的职责进行分离,即将系统中的各类人员进行分工,并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督、相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。企业可以将会计组织机构按会计数据的不同形态,划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室;也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。同时规定各自的操作权限,操作权限(密级)的分配,应由财务负责人统一专管,以达到相互控制的目的,明确各自的责任。
在进行会计分工和职责划分时,重要的一点是不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中,不相容的职务主要有:数据维护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记账职务;系统操作的职务与系统档案管理职务等。
论会计电算化环境下的会计档案职能
会计电算化对内控制度的影响及对策