企业标准化体系的工作流管理系统的开发(1)

      关键词 标准化，工作流，信息系统

      目前主要的国际标准化体系包括ISO9000系列，ISO14000系列标准等，某些行业还有其特殊的国际标准，比如水运行业的国际安全管理（ISM）规则等。根据这些标准体系的要求，每个企业在标准化过程中会形成适用于自己的体系文件系统，用于规范和指导企业的业务及管理工作。

      而现代企业的日常活动，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客户服务流程等，大多都是由两个或两个以上的员工共同参与协作来完成的任务构成。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流” （Workflow）。工作流管理系统（Workflow Management System, WFMS）就是业务流程的计算机化或自动化。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，这便是工作流自动化管理系统需要解决的问题。工作流管理系统将业务流程中工作如何组织协调在一起的规则抽象出来，从而分离了具体工作的逻辑和流程组织的逻辑。

本文将构建企业的标准化体系文件的管理系统，并在此基础上构建一个通用的企业各种工作流程的管理系统，从而完成企业标准化体系与业务流程的真正结合。

     企业在标准化的建设过程中会形成一个符合自身需求的标准化文件体系，而这个体系中的文件将会随着企业的发展不断进行修改和补充。文件体系中的每个文件都可能会和企业的某些具体的业务流程相联系，规定并指导这些业务流程的实际进行。相应的具体业务流程的执行情况，会通过一些工作表单表现出来，这些工作表单会通过一定的流程在不同的部门和人员间填写、审批、流转。

       为实现上述需求，整个的管理系统需要满足如下的两方面要求：

       一方面，要建立一个包含标准化文件、工作任务、工作表单的三级体系文件管理系统。标准化文件需要能实现补充、版本升级、失效处理等维护功能；在相应的标准化文件下，归类对应的工作任务（即实际的业务流程），便于两者的真正结合，以及具体管理和监督；在定义具体业务流程时，需要参考员工或岗位数据，在设计好的工作表单上，将每一步流转过程与表单中的具体填写项目对应起来。用于相应业务流程的工作表单中会包含具备特定格式的文字项、复选项和网格项等项目，流程设计时要求每步流程一定要精确到包含表单中的哪些具体项目，这些项目需要按特定的格式填写，还要求通过精确的权限控制设定，保证每项填写内容与填写人都有准确的对应关系，从而明确流程中各环节的责任。

       另一方面，要按照上述体系文件中建立的流程进行工作表单的流转处理，用来执行工作流。员工按权限从定义好流程的工作表单中选定具体的某个表单，填写第一步流程，提交后就启动了流转过程。流转处理中需要参考岗位和权限数据，通过对工作流数据的控制操作，生成工作列表。通过权限控制使得每个人的工作界面中只允许处理自己负责进行填写和审批的部分。在每步流程中可以按权限进行回退操作，回退到前面的某个流程后在对应位置继续进行流转，对失效的表单允许进行中止操作，并退出流转过程。这样既需要确保工作流程的准确、流畅、快速地进行，又能够对流转中出现的各种状况进行灵活处理。

      将工作表单的流转设置为一个通用过程，则相关的其它业务模块也可以通过调用工作列表来与这一过程进行交互，完成对工作流数据的处理更新。可以随时查询并监督流转中的工作表单相关的流转情况，对超期或急办的表单，可以发催办信息。所有已完成或因故停止的工作表单都可以进行相关的查询统计。

     整个企业标准化工作流管理系统的业务处理流程参见图1。

 

图1  企业标准化工作流管理系统业务处理流程

      企业标准化表单工作流管理系统包含的主要子系统有：文件体系管理、工作流程流转、系统管理三个子系统。模块结构见图2。

图2  企业标准化工作流管理系统模块结构

      该模块对企业建立的标准化文件体系进行管理，并通过标准化文件、工作任务、工作表单这样的三级管理体系结构将标准化管理与日常工作流程建立密切的关联。

     在标准化系统建立初始阶段，企业将初始版本的电子版文件录入该系统中，然后将细化出来的具体工作任务对应到相应文件下，最后再将每个任务的执行过程形成相应的工作表单。该部分可以为用户一次性完成主要表单的设计和导入，在系统使用过程中，该模块允许用户根据需要随时进行现有表单的修改维护，以及补充加入新表单。

     流程设置权限模块将表单中各控件分别定义在不同的流程步骤中，每个流程包含的控件可以是文本输入、复选框、网格控件全部三种类型的任意组合。为每步流程指定一个负责岗位，可以指定一个签名控件记录同一岗位中对该步流程的实际填写人员。另外对流转可以设置一定的约束条件，比如可以限定该表单适用的部门范围，使得操作员只需要处理本部门适用的表单，以简化工作环境。

     新表单生成模块为用户提供一套可以灵活方便地定义修改表单的工具，这套工具也可以独立出来单独使用。设计的结果形成一个表单定义文件。表单的可输入项有文本输入、复选框、网格控件三种类型。表单导入模块将表单定义文件中的数据导入到数据库对应表中。

       工作流程运转子模块是保证企业的日常工作流程能够顺利进行、信息能快速反馈的重要部分。

企业员工登录后，可以选择需要处理的工作启动相应流程，也可以在流转处理列表中处理系统自动流转过来的由他所负责的表单相应部分。该员工可以打开表单、处理其中对应部分、提交到下一流程。当有新流转过来的表单时，该模块中的自动提示功能可以对该员工进行画面或声音提示，以提高流转处理的速度。

       按工作表单中定义好的流转权限控制每位员工可以查看和监控的表单，可以查看每一表单的流转状况，需要时可以发出催办信息以要求加快流转，可以中止已失效表单的流转。处理工作表单流转中可能出现的各种状况，使流转过程顺利实现。

       流程查询与统计部分按流转状态、表单类型、启动时间、申报人员等不同的条件对工作表单进行查询及统计，形成各类统计分析报表，并以此为基础对标准化管理系统不断进行调整和完善。