固定资产是国有资产的重要组成部分,是发展高等教育的物质基础,也是衡量高校办学规模的重要指标之一。高校固定资产管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分,它直接影响着教学、科研的发展速度,以及办学的经济效益。
为进一步摸清医学部后勤系统固定资产资源配置,摸清家底,笔者于2005年12月6日至12月23日对北京大学医学部后勤与基建管理处(以下简称“后勤处”)截止2005年12月9日的固定资产进行清查。本次固定资产清查的范围包括后勤处管理使用的所有固定资产。本次固定资产清查以设备处和后勤处提供的固定资产明细单为基础,对实际使用的实物资产进行现场盘点,将盘点结果与资产明细单核对,对盘点减少的盘亏的资产在资产明细单中进行标注,并在清查报告中说明,对资产明细单中没有的盘盈资产列出明细清单,说明在报告中披露其盘盈的原因。
第一部分:清查中发现的问题及建议
通过对固定资产清查发现,固定资产增加、减少的手续不健全、不及时;固定资产未进行定期盘点;固定资产管理部门设备处与固定资产使用部门之间未进行定期核对;使用部门对自有经费购置的固定资产和捐赠取得的固定资产未进行登记。因此造成设备处和固定资产使用部门提供的固定资产资产清单与实际清查结果出入较大。其主要差异原因说明和建议如下。
一、资产清单中有但实物已不存在的主要原因
(一)报废资产未及时清理:经对固定资产的清查发现,有部分固定资产已经报废或更新,未及时办理清理报废登记手续,在固定资产管理部门设备处提供的资产清单中有列示。
(二)部分资产已调拨到其他部门,但未办理相关调拨手续,未进行变更登记。
(三)其他原因产生的盘亏。
二、资产清单以外盘盈资产的主要原因
(一)实体自有经费购入的固定资产,未到固定资产管理部门登记。
(二)学校拨入资产,未及时办理调入登记手续。
(三)捐赠资产未登记入账。
(四)其他原因产生的盘盈。
三、其他
固定资产使用部门提供的 “固定资产明细单”中,无资产编号,数量填写不全,无资产的规格型号,部分资产金额和数量与财务购入的金额及数量不符,造成资产的盘亏或盘盈。
四、对固定资产清查后续工作的建议
本次后勤基建处固定资产清查是在医学部设备处和后勤基建处提供固定资产清单的基础上,对后勤基建处机关及所属实体使用管理的固定资产进行清查,但清查结果与所提供的固定资产明细表列示的结果差距较大,对本次清查的后续工作建议如下:
(一)建议后勤基建处在本次清查的基础上,后勤基建处机关和使用部门及实体分别指定专人负责对实有固定资产进行登记、核对,完善固定资产卡片(或固定资产明细记录)的登记工作。
(二)完善固定资产增加、调入、调拨的登记手续。
(三)各部门实体自有经费购入的固定资产应按照医学部固定资产的登记办法补办固定资产登记手续。
(四)捐赠取得的固定资产,应按规定记入相关部门的财务账面,同时按照医学部固定资产的登记办法补办固定资产登记手续。
(五)对本次清查中发现已损失的固定资产、盘亏固定资产应查明原因,按照医学部固定资产的登记办法办理相关固定资产报废、损失、盘亏的登记手续,同时进行相关的账务处理。
(六)在本次清查登记的基础上,建立固定资产的预算管理制度,根据后勤基建处的需要,统一安排固定资产的资金来源和投资;规范固定资产的管理,建立健全固定资产的各项管理制度;完善各类资产的增加、减少的登记手续;实施固定资产的定期核对和盘点制度。
第二部分:结论
随着国家“科教兴国”战略的实施,高校在社会经济发展中的地位日益显现,从而促进了各个高校的快速发展,使其自身所拥有的固定资产无论数量还是质量都有了明显增长和提高。至此,高校固定资产管理工作者只有认识和分析高校固定资产管理的现状和存在的问题,才能谈得上考虑如何管好、用好固定资产;才能谈得上更好地发挥作用,确保固定资产保值增效。
一、账实不符、家底不清
长期以来,许多高校对固定资产不清查。实物管理部门与财务部门没有坚持开展经常对账,会计账面余额与台账余额—直不符,造成账卡之间、账账之间、账实之间的不符。更为突出的是,在固定资产进入、使用和退出的各个环节没有置于有效的财务监督之下,有的先交付使用,办理入账手续滞后;有的已报废,未及时销账。上述种种不规范的做法,直接造成了固定资产存量不明,家底不清。
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