二、焦点之二：中外文件、档案概念的不同能否成为我国建立文件中心的障碍？
对文件、档案概念的理解是文件中心可行性问题理论分歧的另一个焦点。有的学者认为中外文件、档案概念的差异，决定了文件生命周期理论不宜中国化，自然也不宜建立文件中心。５有的学者针锋相对，提出“文件生命周期理论完全适用于中国”［６］。对文件生命周期理论的评价及是否适用于中国，笔者拟另文探讨，这里只想就中外文件、档案概念差异的实质及与文件中心的关系略述浅见。
尽管中外文件、档案概念的表述有多种形式，但差异的实质从文件生命周期理论角度看，可归结为对文件运动阶段的划分并不完全一致。该理论依据价值形态的转化将文件运动过程大致分为现行、半现行和非现行阶段，从价值变化讲就是第一价值旺盛、第一价值衰退、第一价值丧失／第二价值凸现三个阶段。但由于各国国情和文档管理体制的差异，以及学者观察问题角度有别，不同国家和学者可能有各种具体划分方法，仅据有的学者粗略统计就达十数种之多，从二阶段到八阶段都有，划分标准也五花八门，包括利用频率、保存地点、管理程序、作用形式等等［７］。这表明阶段划分不可能也不应当强求一致。与较富代表性的英美国家相比，中外文件、档案划分的异同主要有三：一是对档案阶段的规定存在差异。在上述三阶段中，英美国家多把非现行阶段才视为档案，而我国从半现行、甚至现行阶段后期就视为档案了。二是文件转化为档案的界限或者说标志存在差异。英美国家多以进馆为转化标志，而我国多强调“归档和集中保存，既是文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”［８］。三是各阶段文件对应的保管场所有同有异。英美国家分别是形成机关、文件中心和档案馆，我国则为形成机关、档案室和档案馆。以上差异表明我国档案概念的外延大于英美国家，相应带来对文件、档案关系的理解问题。
根据我国传统的狭义文件观，把文件与现行阶段对应、档案与后两个阶段对应，就很难理解档案是文件的一部分，极易得出二者是不同事物的结论。但笔者认为，国外对文件存在广义和狭义两种理解。广义文件对应的是文件运动全过程的所有阶段，这就是文件生命周期理论中“文件”的含义；狭义文件对应的是现行和半现行两个阶段，这就是英美国家通常所提的“文件”概念。据此文件与档案的关系可以解释为：档案是广义文件的一部分，档案由狭义文件转化而来，档案与现行、半现行文件是同一事物在不同运动阶段上价值形态的体现。这样一来，中外文件、档案划分的差异主要就是对文件（狭义）由何阶段转化为档案以及转化依据和标志的不同认识。我国多把文件从业务部门或文书处理部门移交到档案室后称之为档案，表明文件从半现行阶段开始转化，转化依据和标志通常是“归档”。而在英美国家，文件直到非现行阶段进馆保存后才被视为档案，转化依据和标志多是“进馆”。笔者认为文件从哪一阶段转化为档案并不重要，关键应认清引起转化的本质因素。无论是我国的“归档”，还是英美国家的“进馆”，都不足为本质因素。因为这种转化包括存贮形式和本质两个方面，前者是指文件办理完毕后经过立卷归档，由分散流通状态转变为集中存贮状态；后者是指文件由记述和传达现行信息的载体转化为历史记录。归档和进馆都只不过是为安全保管和利用的方便而实行的一种工作制度或程序，只能表现存贮形式的转化，无法完全体现文件与档案的本质区别。只有文件生命周期理论提出的价值形态的变化，才能全面揭示出文件与档案发生存贮形式和本质作用变化的本质因素。可见，与归档和进馆相比，价值形态转化才是文件向档案转化的一种更加客观的依据和标志。
中外对文件、档案概念的不同理解应否阻碍文件中心的建立，笔者持否定看法。理由主要有三。首先，尽管中外文档划分存在差异，但都实施了分阶段管理，各阶段均有相应的保管场所和管理形式。这说明中外存在这样一种共识——尊重文件客观规律采取阶段式管理，使管理最为合理和有效。这种共识就可为我国建立具有诸多优越性、广受西方青睐的文件中心清除理论障碍。其次，文件中心是与半现行文件相对应的管理机构，因经济高效的优点得以在西方国家普及。无论我国有无半现行文件的提法，这一阶段是客观存在的，而且也有相应的保管机构。但我国已有档案室的现实从理论上讲不应构成建立文件中心的障碍。再次，西方国家对文件、档案概念的理解也不尽相同，有的把非现行阶段文件才视为档案，有的认为文件从现行阶段起就已转化为档案，这些具体差异并未妨碍文件中心在这些国家的普遍建立。可见，以中外文档概念不同为由反对建立文件中心的观点在理论和现实上都是站不住脚的。
根据以上评析，笔者的结论是建立文件中心需突破我国传统的狭义文件观，呼唤一种广义的文件观，这也正是文件生命周期理论反映的文件观。按照这一科学理论，文件概念的外延应包括文件从形成到最终归宿完整运动过程的所有阶段，而不是其中某一特定阶段。我国部分学者所谓“文件生命周期理论根本不符合我国实际”［９］或“文件生命周期理论名不副实”［１０］的结论，都是从狭义文件观来考查这一理论的。狭义文件观的严重不足在于过分强调文件各阶段的区别，忽视各阶段的固有联系，因此难以准确反映文件与档案的关系。西方各国尽管对文件的阶段划分以及对各阶段的称谓不完全一致，但它们普遍建立文件中心正是基于对广义文件观的一致认同。可见，假如不能接受广义文件观，就无法真正理解文件生命周期理论的实质，也无法辩证看待文件中心的可行性。
总之，笔者认为文件中心的建立在我国不乏理论基础，如果认同广义文件观就能为消除上述理论分歧提供一种解决思路。
注释：
［１］林清澄：《文件生命周期理论与文件中心没有必然联系》，《山西档案》１９９９６。
［２］同上。
［３］同上。
［４］笔者与韩玉梅共同主编：《外国档案管理》，中国人民大学出版社１９９８年。
［５］王茂跃：《文件生命周期理论不宜中国化》，《山西档案》１９９７６。
［６］何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》１９９８５。
［７］同上。
［８］吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社１９８８年。
［９］王茂跃：《对文件生命周期理论的评价不宜过高》，《档案学研究》１９９６２。
［１０］陈作明：《文件生命周期理论探疑》，《浙江档案》１９９７１２。
论文出处(作者):
论技术档案工作大连会议的历史地位
档案馆与图书馆利用对比分析及对策