其次，档案与图书的存在形式不同。图书是一种商品，一册图书只要市场需要，可以上百万册的印刷，在社会上广为流通。图书馆所保管的绝大多数图书都不是孤本，而是可再生的，可谓取之不尽，用之不竭。而档案作为历史的真实记录，产生于人类社会的实践过程中，是国家珍贵的历史文化遗产，不是作为商品存在。档案具有唯一性，多为孤本，损毁后不可再生。因此，在利用过程中，档案馆会比图书馆更多地考虑到维护保管主体的完整与安全，即便对于开放档案，在利用、复制等环节上也必须进行一定程度的限制。而图书的特点决定了图书馆在图书被读者直接、反复使用过程中不必像档案馆一样为了怕保管主体在使用时被损毁而制定很多的“条条框框”，对读者进行太多的限制。就此而言，读者当然愿意去图书馆，因为在那里，他们可以获得更多的“自由”。
由于档案和图书在内容、存在形式上的差异，造成了档案馆利用者与图书馆读者人数上的差距。虽然这不是唯一的原因，档案界社会服务意识不强，工作方式和设备落后也是造成人数差距的因素，但是如果只把眼光盯着后者，忽视了馆藏主体上的差异，甚至以接待人数多少作为衡量档案部门服务观念正确与否、工作得力与否的标准，那就太片面了。难道档案馆也像有些图书馆一样３６５天天天开放，就可以真正的、长时期的门庭若市而不是门可罗雀了吗北京市人大常委会副主任陶西平同志在视察档案工作时曾说过“我们讲档案开发利用，到档案馆查阅利用档案，不能奢望像开饭店那样有成百上千的人，挤得水泄不通，那也是不切合实际的。”
因此，现阶段档案利用工作要想发挥更大的作用，与其在增加利用人数上绞尽脑汁，不如将更多的精力放在提高利用质量上。这需要做好以下工作：
一、在提供利用中提高查全率、查准率。
对于来馆查档的利用者，除热情的接待外，更重要的是准确快速地提供他所需要的档案。
二、了解社会需求，主动上门服务
档案工作不是孤立的，它必须走出自我封闭的小圈子，与经济建设、文化建设同步，与人民生活紧密联系起来。档案工作者不但要熟悉馆内业务，还要随时关注社会发展的动态，捕捉社会热点，根据需要主动上门服务。将“你上门，我来查”和“你需要，我提供”结合起来。以北京市档案馆利用处为例，１９９６年初，他们了解到很多单位正在进行房产核实登记，有的单位因拿不出档案凭证而失去了产权。根据这一情况，他们及时整理有关档案，主动走访了１６个单位，上门提供档案信息。虽然利用人数没有因此增加多少，但却发挥了档案的作用，为一些单位挽回了几千万元的经济损失，从而真正提高了档案的利用质量。
三、利用多种方式，提供档案信息
档案利用工作就是向社会提供档案信息。提供信息的方式很多：可以在馆内，也可以在馆外；既有外部利用，也有内部利用，可以因人因事举办不同主题的展览，也可与学校合作开展教育活动，开辟第二课堂；可以编辑出版图书杂志包括史料汇编等专业书籍以及图文并茂的通俗读物，也可以利用信息网络传递档案信息，实现资源共享；还可以通过新闻媒体发布档案信息……。通过这些工作，使档案馆成为档案信息的“发射台”，公众不到档案馆也可以获得丰富的档案信息。
提高利用工作质量的方法还很多，这里就不一一介绍了。总之，档案利用工作要想发挥更大的作用，绝不能片面地追求来馆查档利用者的人数，应该根据档案工作的实际情况如档案的特点、档案收集面狭小、资金紧张等和公众现在的需求方向，多管齐下，只有这样才能真正发挥档案的作用，为社会服务。
论文出处(作者):
文件中心的理论分歧辨析
档案利用者心理分析