浅谈企业人事档案在人力资源管理中的重要性

1 人事档案在企业管理中的重要性

1.1 材料的真实性、可靠性。企业要做到知人善任、选贤举能、知人善用,深挖每个员工的潜力,发挥他们在所擅长岗位上的最大效能。除组织直接派人考察外,还必须通过查阅人事档案进行全面了解,主要内容包括:进取精神,道德品质,各项特点,工作经历,特长、成绩与贡献等等。从而为企业进行干部任免、调配、考察提供真实可靠有效的资料,选到合适人选,为企业创造更大的效益。

1.2 人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像人力资源规划,也叫人力资源计划,是组织拥有一定质量和必要数量的人力,求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配,如:新组建项目班子领导及员工之间的合理搭配。人力资源管理部门就可以充分查阅人事档案,做出相应的决策,从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化,详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。

1.3“人、档统一”的管理原则。提高人力资源使用效率和使用价值,实现人与物相结合的重要途径就是合理人力资源配置。人力资源并不是静止的,人事档案也不是固定保存在某一机关的组织、人事、劳动部门,它会随着时间的推移,出现人员流动、岗位变化等情况,随着人员的流动而不断传递,“档随人走”是人事档案的动态特征。

谨防防发生“有档无人”或“有人无档”的现象,影响人力资源部门对员工的了解、培养和使用。从而使人力资源得到最佳的配置,使人才在各地区、行业、组织之间合理流动。

2 人事档案利用的现状和困惑

虽然人事档案在企业管理中发挥着举足轻重的作用,但是在现代企业人力资源管理中的应用情况却并不尽如人意。主要表现为人事档案在逐渐被淡化,企业在选人、用人、育人、留人等方面不再看重人事档案,究其原因可归纳为以下几点:

2.1 企业改革带来一系列变化,如流动人员增加,外聘技术人员增加,使用期相对较短,而这些人缺少人事档案,这就给企业识才、留才带来了不便,反映这部分人的工作能力、业绩、培训方面的材料几乎空白。

2.2 人事档案意识淡薄。论文格式我国的人事档案不注重档案数据质量,填写表格时随心所欲,大约是在五年之内才整理一次,材料中的数据不尽一致,履历材料中,入党时间、年龄不一致,鉴定材料满是优点。还有就是重要材料不能及时归档,人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息,造成反映当事人近期动态情况的材料不全面。

2.3 人事档案内容真伪鉴别。近几年,人事档案个人信息失真现象出现比较频繁,面对真假难辨的信息,如:假职称、假工龄、假学历等,档案管理人员只能被动接收信息,往往很难进行有效的鉴定工作。而虚假的信息导致人事部门无法正确对职工做出评价。

2.4 管理水平的高低。人事档案管理水平的高低直接影响人事档案作用的发挥,人事档案材料齐全,内容充实,整理科学,制度健全,并在提供利用方面,始终保持优质服务状态,他发挥的效益就显著。反之,管理不善,材料残缺,内容老化,零散杂乱,利用事无处查寻,或不能提供一个人的全貌,那么人事档案的作用只能是潜在因素。所以我们必须努力提高管理水平加速实现管理科学化,手段现代化,以便使人事档案的作用,能全面为企业发挥其作用。

从事档案管理的人员既不能获得企业领导的重视,也不能获得同职称的同等待遇,又不能得到应有的价值肯定。所以,在企业机构撤并、人员裁减等工作中,首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来,档案人员逐渐减少,管理工作水平日益下降,整体管理工作逐步弱化甚至恶化。

3 提高人事档案管理在企业管理中的作用

经济全球化时代信息和知识的发展、更新是飞速的,企业人事档案管理工作必须转变观念,转变服务模式,把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

3.1 及时增加人事档案的内容。在传统人事档案的基础上应增加一些着重反映个人科技水平、业务能力、素质及个人性格特征、兴趣爱好等个性化的材料。使人事档案更全面反映一个人在企业发展过程中的成长历程,同时也为人力资源部门考核考察企业后备人才提供第一手的资料。

3.2 维护人事档案的准确、完整与安全。人事档案是开展人力资源工作的依据,而材料的准确性是能否发挥依据作用的前提,人事档案在人力资源工作中的地位与作用,决定了它的内容必须准确可靠。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息,扩展存档范围,将个人可公开信息分类储备,建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理,及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员(如高管、专业技术人员)应更为详尽地收集其个人信息。

3.3 加强人事档案的时效性。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要,加强人事档案的动态性管理,及时收集最新的变化资料,使人事档案的信息得到及时更新,方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况,包括历史的和现在的。

3.4 合理开发人事档案信息资源为现代企业服务。人事档案工作者要从信息资源角度看待人事档案,人事档案工作就是人力资源信息管理工作,用信息管理的理论创新人事档案工作,加强档案信息的综合分析研究和深度开发利用,实现人事档案工作从简单管理服务向研究开发服务的转变,把人事档案管理建设成为干部工作、人力资源工作,人才工作的信息库和参谋部。同时,人事档案在信息开发利用中必须保护个人的隐私与权力不受侵犯,该利用的利用,不得滥用或扩散人事档案中的数据信息。

人事档案管理的问题一直倍受人力资源管理部门的关注和重视,但受到各种因素的影响,致使人事档案在管理上存在不同程度上的影响和制约,从而得不到更好的发展,造成档案的材料不齐全,从而给人力资源管理带来了不可估量的损失。因此,要牢牢抓住改革带来的一切机遇,认清改革是加速人事档案工作的大趋势。树立创新观念,人才信息观念和效益观念,从而进一步推动人事档案工作制度化、规范化和科学化,把量化观念、管理观念、责任观念、效益观念有机结合起来,充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要性。[论文网]