基于电子商务环境下企业内部控制的探究

0 前言

电子商务是伴随着互联网技术的发展应运而生的,互联网技术的革新给电子商务也带来了极大的机遇和挑战。电子商务打破了传统交易模式,通过互联网将交流活动更好地联系起来,它对企业也带来了两方面的变化,一是企业内部控制制度的变革,二是企业的内部控制系统的升级。

1 内部控制和电子商务的基本理论概述

1.1 内部控制的定义

美国COSO委员会在1992年的《内部控制一整体框架》中提出了内部控制的概念与整体框架,并于1994年进行修订改进。认为内部控制的五大要素主要包括:控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通与控制监督[1]。

1.2 电子商务的基本概念和特点

电子商务是指在一个开放的网络环境下,基于浏览器与服务器的应用模式,在买卖双方无需见面的情况下,就可以实现消费者的网上购物、交易以及电子支付等商务活动,是一种新型的商业模式[2]。从电子商务的发展来看,电子商务主要具有普遍性,整体性,安全性,方便性与协调性的特点。

2 电子商务对企业内部控制的影响

电子商务的新型运作模式,对于企业的内部控制主要有以下几方面的影响:

2.1 对控制环境的影响

电子商务改变了控制环境。影响了企业治理机制、管理观念和管理方式,优化了管理资源和市场资源的配置,实现了扁平化、信息化和网络化的组织结构,使传统的责任分配方式发生了相应的变化[3]。

2.2 对风险评估的影响

随着经济的快速发展,宏观经济环境也在不断地发生变化,因此每个行业所处的地位和经营管理条件也在逐步改变,电子商务引起的企业风险也随之而改变,从而对固有风险与人为风险进行重新评价。

2.3 对控制活动的影响

电子商务活动被称为“无纸贸易”,所有的交易数据和各种文档实现电子数据与无纸化,但由于互?网的开放性,对于一些非善意的访客以可趁之机,电脑病毒也使网络会计系统面临着巨大的风险。

2.4 对信息和沟通的影响

企业管理理念应发生转变,即纵向一体化→横向一体化,供应链体系应提升到战略地位。信息沟通不应局限于内部,更应该加大外部交流,发挥信息流通的重要作用[4]。

2.5 对监督约束的影响

电子商务的出现使得原有的业务流程发生了彻底改变,会计人员的职能划分与业务权限跟传统的存在很大的区别,会计人员的主要职能将由原来的核算型逐渐向电子商务背景下的管理型过渡。因此,要保证内部控制制度的有效实施,就必须有良好的监督约束机制。

3 电子商务环境下企业内部控制存在的问题及分析

近些年,虽然我国大多数电子商务企业在电子信息化建设进程中取得了进步,但是我国电子商务企业内部控制也暴露出许多问题。其主要问题如下所示:

3.1 信息安全问题

在电子商务的诸多问题中,安全问题已成为电子商务发展的瓶颈,大大增加了企业内部控制的难度。比如自然灾害,商务软件本身存在的漏洞,授权方式的改变带来的安全问题,网络恶意攻击者的破坏活动带来的安全问题,电子商务交易中出现的安全问题等。

3.2 风险缺陷问题

网络的开放性给网上交易和网上会计带来巨大风险,其表现为:数据是庞大和单一的,如果系统崩溃或被盗,并可能造成不可挽回的损害,并对错误的处理只有重复性和连续性。商务信息数字化交易容易引发欺诈行为。除此以外,计算机病毒的入侵和“黑客”时电子商务系统的故意破坏。

3.3 传统会计功能被弱化

受电子商务环境的影响,传统会计的功能被弱化,其中表现为会计凭证的数字化,弱化了凭证的控制作用。电子数据不管谁修改都可做到不留有窜改的痕迹,同时审计线索难以保留,不易实现签字、盖章等具有法律效用的手段,除此以外会计数据以电子信号的形式保留在磁盘或光盘,阅读分析的直观性差。

3.4 缺少专门法律的监管

在这个阶段,由于相关法律法规的缺失,电子商务活动中的新问题难以得到有效解决,这直接影响到电子商务发展的公开、公平、公正。

3.5 缺乏高素质的复合人才

电子商务系统将能动的人与电子技术融合在一起,改变了企业的经营管理模式,因此对于人才有更高的要求。但是目前,我国缺少这类高素质复合人才,使得电子商务的发展将困难重重。

3.6 管理者对网络环境的认识不到位

作为新兴产业,有些电子商务企业管理者还没有适应其带来的变化,不能够很好地认识到其所处网络环境,最终对企业内部控制造成影响并产生相应的问题。如果作为企业管理者不能有效地处理这些问题,将制约企业内部控制有效性的发挥,阻碍企业长远健康地发展。 4 案例分析

阿里巴巴作为为全球领先的小企业电子商务公司,它的发展与成功是我们大家所共知的。但是2011年阿里巴巴高层引咎辞职案,暴露出目前我国电子商务环境下企业内部控制的弊端。

4.1 案例简介

阿里巴巴网络技术公司有限公司在2011年2月21日,宣布公司的CEO卫哲和COO李旭辉因2010年有1107名客户存在欺诈行为而辞职。

“中国供应商”是一个国际化的阿里巴巴推出的服务平台,通过“中国供应商”,阿里巴巴的电子商务平台将产品送入全球市场。一些涉嫌欺诈的“中国供应商”在阿里巴巴平台被授予“金牌供应商”,这些供应商吸引海外买家购买笔记本电脑、电视等家用电器,等到钱到账后,公司就消失了。被骗的购买者到阿里巴巴投诉,阿里巴巴的董事会在三个月前便推出的独立调查活动,调查客户资质,在揭示供应商涉嫌欺诈的同时还发现,阿里巴巴里面的员工在追求高业绩时,对于明明知道是骗子客户却仍然签约。

4.2 案例分析

通过对阿里巴巴电子商务的案例分析,让我们认清电子商务的现状,仍面临着巨大的挑战。

从内部控制角度剖析问题的原因,体现在以下几个方面:网络的虚拟性给了骗子足够的粉饰空间;电子商务交易范围广,一旦出现问题,损失范围大;电子合同取代书面合同,业务记录容易被涂擦、删改、复制、遗失;企业高层错误的价值观,使得企业内部效仿,为了追求高业绩高收入,明知是骗子客户而签约,给消费者带来损害;体制改革滞后,缺乏科学有效的管理,标准缺失,资质审查人员把关不严。

虽然电子商务即便给我们带来很多问题,但是鉴于高速发展的网络时代,电子商务是一个必然趋势,所以企业应该诚信生意,进一步探索电子商务企业的内部控制,积极应对问题,加强内部控制。

5 电子商?栈肪诚录忧科笠的诓靠刂频拇胧?

电子商务对内部控制提出了更高的要求,并极大地改变了企业的内部控制系统。因此,电子商务企业的内部控制,应根据自身特点,加强控制,注意各种问题的发生,一旦出现问题果断采取措施解决。

5.1 优化内部控制环境,提高信息安全性

一个良好的企业内部控制环境能够有效地提高员工的积极性和自觉性,是企业内部控制机制发挥作用的重要前提[5]。因此,加强内部控制环境的建设是加强企业内部控制的关键所在,主要包括以下几个有效手段:建立合理完备的企业组织结构,将相关工作组划分几个小组,避免冲突,促进合作;加强从业人员的素质教育,从而有效地规避人为风险带来的损失,建立良好的内控文化;加强网络控制,设立防火墙,设置多重口令,增加口令的防解密功能,加强对用户的登录名和口令的合法性进行检查;建立检查制度,多备份业务处理;采用数字签名技术,通过加密技术,保证电子文件的真实性。

5.2 全面评估风险,构建风险控制体系

风险是未来的,具有不确定性。要全面评估风险,应做到一是注重群众智慧,听取专家意见,客观冷静分析,评估风险应对措施。二是加强对信息处理的风险控制,确保及时准确地记录与企业经济活动有关的数据,并根据情况编制完整的信息报告。三是采取群集系统控制为主的管理,多机热备份将系统故障风险降至最小。

5.3 利用信息技术加强控制活动

将企业的财务活动和业务活动有机的实现产、供、销一体化,确保内部控制的实现。建立全面预算管理制度,确保部门或责任中心提交预算制度,确保企业全面预算管理的有效实施。

5.4 建立行之有效的信息沟通系统

企业应建立内部信息与沟通制度,明确相关信息的收集、处理和传递程序,加强信息输入控制,并确保其完整性,采用并行通信,上下沟通,内部和外部的沟通交流模式相结合的方式,确保信息及时沟通[6]。

5.5 改变监督方式,提高监督效率

改变监督方式,提高监督效率应做到以下几点:一要采取系统的实时监督,事前预防控制、事中监督、全程监督。二要积极有效地设立电子商务方面的相关法律,为电子商务健康发展提供良好的法律环境。

5.6 培养高素质的复合人才

为满足企业加强内部经营管理的需要,企业必须注重高素质复合人才的培养和开发。一方面,加强培训,使其成为现代会计学理论知识、信息技术、商业理论与实践的复合型人才。另一方面,督促会计人员及时更新知识,全方位了解国际会计惯例,进一步加强专业素养。

5.7 强化内部控制意识,全面认识电子商务

正确认识网络环境对企业管理模式和内部控制的影响,建立相应的内部控制制度。第一,确保电子商务活动的安全。第二,电子商务企业应重视全面预算管理。第三,电子商务企业应利用网络及时传递信息和信息共享。

随着网络技术的不断完善,内部控制制度将发生深刻变革。为了更好的推动电子商务的发展,加强企业内部控制的执行力度,应深刻认识到内部控制的特点,根据企业业务特点和实际业务需求,完善企业内部控制体系,提高企业整体管理水平,最大限度地防范企业风险,充分发挥电子商务企业的优势。