煤炭企业电子商务采购模式研究

一、煤炭企业物资采购业务现状

煤炭企业的信息化工作,在黄金十年的发展中取得了不小的进步,基本上已经建成了物资供应管理系统覆盖了从订货、到货、入库、库存、出库等业务流程的信息化记录、统计工作,并取得了显著的效益。但是由于信息不对称、市场化机制不健全、中间商较多等问题,造成供应商竞争不充分,容易形成采购渠道和价格封锁,导致采购成本依然较高。2012年以后,煤炭形势急转直下,煤炭价格一降再降,大部分煤炭企业陷入亏损状态,陷入困境的煤炭企业面临转型升级的迫切需要,而电子商务作为21世纪的主要经济贸易方式之一,正在给我国和世界经济的增长带来巨大的变革。诸多煤炭企业近两年也开始触网之旅,进行电商采购建设,以提高煤炭企业的竞争力和服务水平,但是仍在起步阶段,主要以信息服务为主,线上实际成交量较小。为有效破解这些难题,发挥市场机制,构建“电商采购平台”,实现信息公开、准入开放、厂家直供等方面的突破,对当前低迷的煤炭形势下,深挖降本增效、缓解企业经营压力具有重大的战略意义。

二、物资采购电子商务平台的必要性和可行性

(一)必要性。近年来,采购的商业功能逐渐收到更多的重视,采购在企业活动中逐渐收到更多的重视,而且,随着法制社会的建立和煤炭市场日渐低迷,物资采购的规范性和采购成本的下降成为诸多煤炭企业的管理目标,而采购电子商务平台的建立,一方面能够将供应商选择、供应商报价、采购价格及中标供应商确定等关键采购业务过程在采购平台上执行,实现采购信息公开、过程透明、历史可追溯,进一步规范采购流程。并且采购信息通过平台发布,可使供应商及时捕获信息并快速响应,提高采购效率,满足生产要求。另一方面,电子商务采购平台可以在“信息公开、准入开放、厂家直供”方面实现突破,以吸引更过外部优质供应商前来合作,实现供应商群体的扩大和优化,最终由市场竞争决定价格形成,从而使物资采购价格真正回归市场,实现采购成本的降低。

(二)可行性。从硬件方面来讲,大多国有煤炭企业的计算机拥有率和入网率都已大幅提高,这为电子商务平台的实现奠定了坚实的物质基础。从软件方面来讲,首先煤炭企业职工的学历和知识水平都日渐提高,物资采购相关人员已基本掌握计算机应用能力。而且领导及职工的观念意识不断转变,认为企业管理和信息化建设相结合是规范业务流程、提升工作效率、降低企业成本的关键所在,因此会加大投入力度,并积极配合;其次,正如前文所述,诸多煤炭企业已经建立了自己的物资供应管理系统,积累了大量的数据信息资源,通过对这些数据进行统计分析,为电子商务平台模块的建立提供支持,而且目前已有成熟的计算机技术能够满足电子商务平台在用户数量、数据安全和平台性能等方面的要求,保证平台的顺利实施。

三、电子商务采购平台总体功能框架

四、电子商务采购平台功能概述

(一)系统管理。此模块主要用于用户的权限管理,系统管理员可以对企业相关人员账号、岗位、权限等信息进行设置,实现多组织多层级分类别的业务监管。

(二)供应商管理。此模块主要用于供应商注册、准入、档案管理、资质预警、分类管理、黑名单管理等的全方位供应商管理功能。同时,通过采购平台共享服务,可共享平台已有的优质供应商资源,扩大供应商资源,保证充分竞争。在此模块,采购方可以实时在线查看供应商电子档案,并对诸如煤安证、防爆证等资质到期的供应商接收预警提醒,保证供应商供货资质,满足安全生产要求。另外,对于年度评估不合格的供应商,还可将其加入黑名单,杜绝交易,控制风险。

(三)采购交易管理。此模块用于询价比价采购、公开竞价(反向拍卖)、自主招标等采购管理模式,最大限度地发挥系统自动处理信息功能,大大简化招投标工作程序,减少认为因素,将采购监管思想和执行策略无形地渗透至采购业务中,避免暗箱操作,预防腐败行为的发生。

(四)采购协同管理。此模块主要用于平台和企业内部ERp等系统之间的接口集成,在采购计划、合同签订、订单、发票等环节,通过信息数字化准确实时传递信息,提升供应商和采购组织之间的协同效率,从而提高采购执行的处理执行效率。

(五)工业品超市。依托平台业务规模及供应商、产品优势资源,聚集大型企业采购需求,引入优质供应商和产品资源,提高整体谈判力以获得优惠价格及优质服务,提供在线下单、结算支付、配送协同、物流跟踪、售后服务于一体的标准工业品超市服务。

(六)监控及统计分析。监控模块主要用于为管理人员、监察人员提供监控功能,他们可通过此模块功能查询并查看各部门询价单等具体信息,实现对采购业务过程的在线监管,对采购人员形成约束。统计分析模块用于对选定期间内的交易情况进行统计,并生成统计报表,以便相关人员对交易情况进行分析,对相关指标的制定提供数据依据。

煤炭企业利用现代电子商务,通过网上采购实现企业对供应商与采购业务的管理,可真正实现对企业供应链的完整管理,改革传统物资采购模式,有效降低物资采购成本,为煤炭企业提升管理水平,渡过难关提供一条有效途径。