基于电子商务的新型网络财务管理

一、引言

淘宝天猫历年(2009~2015)双十一交易额一览表,2009天猫商城销售额为0.5亿元;2010年,销售额提高到9.36亿元;2011年,天猫商城的销售额已跃升到33.6亿元;2012年,天猫商城交易额达到132亿元;2013年,最终交易额352亿元;2014年,交易额571亿元;2015年,天猫交易额已超912亿元。

由此可见,随着我国网上商城的快速扩张,电子商务进入了飞跃发展的新阶段。电子商务不仅拉动了我国的消费需求而且促进了传统产业转型升级。随着企业信息化建设,电子商务应用需求变得日益强劲。在不少传统行业领域,电子商务应用方面取得了较好成绩,比如邮政、旅游、保险、服务行业等都在已有的信息化建设基础上,着力发展电子商务业务,完善了网上交易、电子支付结算等方面的配套政策措施。通过电子商务模式的不断创新,推出了平台化运营、一站式推广、网络购物与会展相结合等模式,使更多的国内企业通过在线网络平台走向国外市场,有力推动了跨境电子商务发展。

电子商务是通过互联网Internet完成商品交易和服务交易,是各种经济活动的实体(包括工业企业、商业企业、服务企业、事业单位和个体户等) 通过计算机网络和各种数字化传媒技术等电子方式实现交易,这样可以突破时空的限制,提高交易和服务的效率。整个交易过程需要有物流、信息流以及资金流的支持。

二、电子商务环境下的传统财务管理存在的问题

随着信息技术特别是互联网技术的迅速发展,企业内部和社会外界之间可以通过互联网传递信息和处理业务,使企业在采购、生产、销售、管理等各个环节更好的衔接起来,大大的提高了工作效率,逐步形成一定的电子商务环境。然而在电子商务环境下,传统的财务管理存在着许多问题,其主要表现在:

(一)传统的财务管理难以解决财务软件和网络安全问题

在电子商务环境下,要求财务系统不仅能处理财务问题,而且能扩展到企业内外活动的各个领域,能实现系统内外数据的共享。在电子商务环境下,要求财务管理系统不但能处理各部门的财务数据,达到业务协同,而且能迅速获取相关财务信息。财务软件不能仅局限于处理企业内部的财务数据,更要达到企业内部各部门和企业外部之间的信息数据传递和处理,然而传统的财务软件却难以满足这些要求。

在电子商务环境下,为了确保企业财务信息的安全可靠,网络安全维护成为企业面临的最大的难题之一。比如企业的采购、生产、销售等交易都可以通过互联网进行,交易用户的信息更容易被泄漏或者纂改。另外大多数都是无纸化的网上交易,没有纸质合同,容易出现对交易细节产生争议或者出现抵赖交易。企业财务信息需要要较强的保密性,传统的财务管理一般采用企业内部的电算化财务软件,如遭破坏或者窃取,将会给企业带来重大的损失。

(二)传统的财务管理难以实现企业业务的时控化

在电子商务环境下,经济实体企业等通过计算机网络和各种数字化传媒技术等电子方式进行交易,突破了时空的限制,提高了工作的效率,大大缩短了交易的时间,要求财务管理具有及时性,企业内部各个部门相互协调配合,迅速作出相应的处理。传统的财务管理采用电算化软件,还没有实现企业内部各个部门网络在线办公手段,财务预测、计划和控制决策等各个环节较慢,不能适应电子商务发展的需要,传统的财务管理难以实现时控化。

(三)传统的财务管理难以适应现代业务流程

在网络环境下,随着电子商务的迅速发展,企业的材料采购、产品生产、产品销售等环节都可以通过互联网进行,这就要求企业的财务管理模式能实现时控化,能实现集中式管理和业务协同管理,能实现在线办公,能及时处理电子数据。然而,传统的财务管理采用的是电算化财务软件(内部网络),不能实现在线办公,不能实现时控化,无法实现集中式管理和业务协同管理。

在电子商务环境下,网上在线输入电子单据,网上银行自动转帐,要求财务业务协同,部门内部外部之间的信息流通更为迅速。而传统的财务管理依靠电算化软件难以适应现代企业的业务流程。

三、构建电子商务环境下的新型的网络财务管理模式

在电子商务环境下,财务管理存在着许多技术漏洞,需要建立新型的财务管理模式,新型的网络财务管理模式有利于实现高效的集中式管理和业务协同管理,适应现代企业的业务流程,实现实时动态管理。

(一)构建网络财务管理系统

目前我国国内大多数的财务软件都不能满足电子商务环境下的集中式管理和业务协同管理,需要不断完善,建立新型网络财务管理系统。

所谓“网络财务系统”是基于网络Internet技术,将财务软件与互联网技术相结合,财务管理和业务管理融为一体,通过远程操作,在线财务管理和事中动态会计核算,在线快速处理各种电子单据和进行电子货币结算,实现财会管理的一种高效财务管理系统。它具有以下特点:

1.财务信息资源共享。网络财务管理系统应具备网上信息发布的功能,各个子系统之间能独立协同地处理会计事项,实现网上披露财务信息,从而达到财务信息资源的共享。建立财务信息资源共享机制,信息资源的共享是市场经济发展的必然趋势。大中型企业财务报表和财务信息的发布,有利于约束企业法人严格执行企业会计准则和会计制度,有利于全体成员参与民主管理和监督。

网络财务系统能在网上实现信息共享,可以消除会计信息滞后带来的负作用,使会计信息更加公开、公平和公正。可以有效抑制在财务报表上的弄虚作假,实现财务信息的规范化和法制化。 2.业务协同。业务协同是指企业各个部门通过企业财务网络达到物流、资金流和信息流的完美结合。互联网改变了人们的工作方式,提高了大家的工作效率,在网络财务系统中,财会人员可以在网上处理各种经济业务,包括网上会计教育、网上银行、网上保税、网上询价、网上催帐等等,实现企业各部门与社会部门的协同。另外在企业网上采购和销售活动中,业务部门将相关的电子数据通过系统传递到财会部门,财会部门对相关信息进行处理,完成网上转账和网上收款,从而实现财会部门与其他各个部门的协同。

3.在线办公。企业管理人员和员工都可以通过网络财务系统实现在线办公,所有的经济业务信息都可以通过网络查询和传递。网络财务系统使工作地点发生改变,不再局限于固定的企业办公场所,可以在家里或者异地办公。能及时掌握企业的财务信息,迅速做出相关的处理,实现在线财务预算,在线外汇买卖,在线审计,在线报税,在线资金划转等等,突破空间的局限,实现移动在线办公。

4.电子支付。电子支付也是网络财务系统的一个重要方面,其支付方式采用数字化的方式进行支付,电子支付工具有很多,比如电子现金、电子钱包、电子支票、电子汇款(EFT)、电子划款等。网络财务系统实现网上采购、网上生产订单和网上销售,供应商、生产商和经销商之间的资金流动都可以通过电子支付,实现网络结算支付,提高交易的结算效率,加速资金周转。

(二)构建网络财务下的安全保障体系

首先,提高对网络财务安全的认识,由于财务问题涉及资金问题和商业机密,一旦有漏洞将造成巨大的损失。加强对网络财务安全保障的组织领导,企业应成立网络财务安全保障工作小组,负责组织开展企业的网络财务安全防范、预警和处置工作。其次,加强网络财务操作日常管理,建立必要的网络操作控制制度和系统运行记录控制制度,在使用网络财务软件时,应进行严格的检查,确保操作合格、合规。建立有效网络财务安全控制措施,例如通过数据加密,用户授权确认机制,保护网络软件中的所有数据流。最后,建立系统入侵防护控制,采取尽可能的防护措施,加强软件系统的安全性检测,进一步提高网络财务系统自身漏洞和加强对内外部攻击行为的侦测,对攻击行为管理,监控和适时处理,有效阻断非法及违规的活动目标。

(三)优化企业业务流程

在电子商务环境下,企业需要不断的完善和优化业务流程,保持企业的竞争优势,20世纪90年代,美国管理学家哈默针提出了“企业流程再造”思想,即企业依据信息技术和管理方法对企业的组织结构和业务流程进行重新建构,合并重复环节,减少不增值项目或者无效项目。

(四)提高财务人员自身素质

在电子商务环境下网络财务系统的实施阻力来至于固定的模式和习惯作法。作为企业财务管理人员来说,需要改变自身多年来固定的管理模式。财务信息的获取方式从纸质数据到软件系统数据,再到网络财务数据;财务审核从手签到电子签名,这些变化对于管理者来说是一个大挑战,需要改变原有的管理观念。作为会计人员来说,在接受教育水平参差不齐的状态下,需要不断加强专业知识学习,网络财务软件的学习,努力提高自身的综合素质。网络时代是一个知识迅速增加、不断更新的信息时代,网络财务软件不断出现和更新,只有不断学习新知识,掌握新本领,开阔新思路,才能适应网络时代对财务人员的要求。

随着互联网技术的普及和电子商务技术的发展,传统的财务管理模式已不能满足经济发展的需要,建立电子商务环境下的新型企业财务管理模式至关重要。构建网络财务管理系统和安全保障体系,优化企业业务流程,提高财务人员自身素质,构建电子商务环境下的新型网络财务管理模式。