大型公立医院支付平台建设之初财务手工对账的必要性

随着互联网+医院第三方应用的快速发展,为了方便患者就医,改善患者的就医体验,减轻医院窗口排队压力。我院积极探索实施多方式就医支付模式。目前实现的有支付宝服务窗、微信公众号、医院手机App等?上就医及支付模式。而线上就医模式借助武汉默联的医院支付平台得以实现。其后由于业务发展需要,我院又陆续上线基于自助机和人工窗口的微信支付宝扫码的线下支付模式。相对于传统的现金和银联pos刷卡的支付模式,多方支付增加了财务对账的复杂性。运用默联医院支付平台的理想初衷是依托平台实现平台自动对账,减少财务对账的复杂度。根据国家卫生计生委财务司关于征求《公立医院开展非银行网络支付业务的指导意见(征求意见稿)》意见函的要求之一,公立医院实施网络支付中要规范对账和结算制度,医院每日应当对网络支付业务的业务进行核对。如有差异,要及时查明原因,及时处理,确保医院信息系统、支付机构网路支付平台、关联的银行结算账户账款保持一致。又基于之前有兄弟医院在使用微信支付宝等第三方应用支付时由于报表和实际财务对账有差异,为了资金安全而不得不停用微信支付宝支付的先例。在业务开设之初,我院在平台对账的基础上另设手工对账表格,在实际实施的过程中利用手工对账,多次发现问题,基于此本文认为手工对账在医院支付平台建设之初非常之必要[1]。

第三方支付应用之初,根据业务发展和财务核算的需要设计相应明细汇总等各种报表(如图1)所示。从HIS报表支付宝明细报表合计,HIS每日上报财务报表等不同渠道取数与医院第三方支付平台默联支付平台当日数与银行对帐单回单联三方数据核对,以期最大限度保证财务数据准确性和医院资金安全,保障支付宝相关的就诊服务和线上线下支付业务的顺利实现。

移动第三方支付在别的领域支付安全和技术趋于成熟,但由于我院HIS系统开发商,银医自助机开发商和医院支付平台开发商都不是一家,又由于医院业务的特殊性和应用场景的复杂性,给各项业务开展时接口对接增加了复杂性和难度。通过手工对帐发现差异后上报信息中心,信息中心有的放矢,查找原因多次找出系统BUG,堵塞漏洞,为项目的顺利实施也作出了贡献。在用此方法对帐过程中实际发现如下异常情况:

(一)通过对帐及时发现短款

1.当患者通过自助终端发出一条充值指令给平台,平台从患者端扣费后发送指令给HIS往患者帐户充值。实际中发生过平台调取指令时重复发送指令的情况,致使扣患者一次费两次充值到患者帐户的情况。这种情况的短款平台不会自动识别,手工对帐及时发现后上报查出原因,及时改进平台疏漏,及早追回误充值款,不能追回的也能明确责任,有开发平台的公司说明原因,赔款给医院。

2.为了稳步推进支付宝线上线下支付业务,我院在线上支付稳定成熟的基础上推行支付宝自助机和窗口扫码付收退款方式。业务开展之初对帐短款,经查明原因是开发商未绑定医院支付宝帐号而导致款项沉淀在开发商帐户。通过对帐剥离出该部分帐款,由HIS开发公司将这部份款项上交医院帐户。

3.在实行支付宝扫码付时,为了方便收款员退费操作,改造支付宝允许汇总多次部分退费,改造后部分退费功能为先汇总退费再补收,由于网络原因部分补收未成功造成短款,对帐发现后报开发查找原因及时改进系统,并赔偿该项短款。

4.支付宝充值成功后,由于程序原因,平台又将所扣款项返还到患者帐户的情况也发生过一例,对帐发现短款后由支付宝工作人员和患者沟通后成功追缴误退款上交医院财务。

(二)通过对帐及时发现长款

1.为了保证资金安全,平台扣费充值模式是当患者通过终端发指令给平台时,平台先行扣费成功后再向患者一卡通或住院帐户充值。在此过程中由于网络交互原因会发生已扣款但未充值到帐的情况,造成院方长款。患者扣款后不到帐就会对医院应用产生不信任并产生慌乱不安情绪,影响就医体验和医院的信誉。这种情况下通过及时对帐和对底层数据的核对查找,找出原因给患者退费补充值,以解患者疑虑[2]。

2.通常一个平台开发商会给不同的商家(医院)建立类似的平台业务,由于责任心等原因,我院曾发生过一类长款。平台开发商给另一家医院做开发时“克隆”我院源程序,但没有更改我院的支付宝帐户,造成别家医院收入进入我院帐户的情况。此类长款经对帐查实原因,领导批示,予以退还。

3.患者在自助机上扫码缴费后,支付宝会有款项到账就诊卡的信息提示。提示内容有医院支付宝账户等信息。曾有熟练应用支付宝的患者通过提示信息上的医院支付宝账户号,往账户号上转就诊款。事实上这笔账款并未冲入就诊卡,而是直接进入医院支付宝大帐,通过与his报表核对后,院方长款。此类特殊情况通过患者写情况说明,财务对账后核实后,财务负责人签字退款给患者。及时解决患者账户扣了款,款项又不到就诊卡患者无法就医的恐慌心理。

结论:综上所述,由于第三方支付业务实现过程中有可能长款,也有可能短款,所以并不能已汇总帐单不短款作为平台收退款正确的依据。对于患者扣费后不到帐这类长款,及时发现由平台手工退帐,使患者利益不受害,对医院的业务开展和社会影响都有积极的意义。对于短款的及时发现,及时追缴,并根据出现的问题逐一解决完善。对医院的资金安全和业务的正常开展也具有十分重要的意义。所以,网络支付不能仅依赖网络,不能依赖理论上的理想状态,深入到业务中去,深入了解业务开展过程中的来龙去脉,必要的手工对帐对于厘清业务发生时各种意想不到的特殊情况,都具有积极的意义和一定的必要性。随着平台各项业务的逐步成熟完善,期待能通过各项业务多个接口的完美对接,最终实现平台自动对帐的理想初衷。