信息化环境下核算中心财务报销结算方式探讨

中图分类号:F233 文献标识码:A 文章编号:1002-5812(2017)11-0094-02

目前,政府部门、高校、事业单位等一般均有财务核算中心。随着国家对预算资金监管和使用的相关规范文件出台,财务集中核算日益发挥着重要的核算和监督作用。财务结算中心一般承担着本部门或者本企业全部资金的结算任务,资金量很大。日常财务报销中,根据财务制度规定1 000元以上要求转账支付,1 000元以下可以使用现金结算。随着公务卡强制使用制度的落实,财政预算资金公务卡结算日益增多。面对复杂的结算方式,?x择一种安全、高效、便捷的结算方式至关重要,非现金报销方式不失为一种好的结算方式。

一、财务结算中心报销现状分析

(一)报销支付方式多样。根据预算资金管理相关规定,中央部门日常经费使用,属于公务卡刷卡目录的支出,强制使用公务卡刷卡结算,保留刷卡小票报销,属于中央财政零余额资金的,记入“待清算公务卡报销额度”往来科目,每月集中还款一次,通过零余额网银系统公务卡还款功能支付,方便快捷。属于非零余额资金的,报销当时直接用单位卡支付,直接还款到个人公务卡账户,随报随清。对于现金业务,一般报销人员提前报用款计划,报销时随报随清现金。

(二)支付现金存在隐患。根据财务管理规定,为保证资金安全,一般单位当日库存现金不能超过规定限额,通常要求在800元以下,不同单位可能会有所不同。出纳人员根据报销用款计划当日支取现金,当日超限额资金要送存银行。每日取现金需要专车和保安护送,由于银行业务处理需要一定时间,每天上午时间被取现金占用,下午报账后现金还要在银行下班前入库,导致报账效率低下,服务质量下降,报销人员意见很大。同时单位还需要保障车辆和保安人员时刻待命,人力物力浪费很大。出纳工作效率不高,疲于在银行和单位间奔波。被服务单位满意度很低,形成报账难、排长队现象。

(三)财务软件功能模块利用率低。财务核算一般都使用了财务核算软件,有些部门还开发了本部门专用的财务核算软件。例如气象部门使用的是某软件公司开发的A++报账系统,根据气象部门特点和具体要求,增加相应模块满足日常使用。但是各单位使用中,特色化模块要求具体使用单位进一步细化和调试。大部分使用单位只使用了系统化模块,特色化部分懒于使用开发,使软件利用率低,很多数据分析功能未使用,只开通了日常核算功能模块。

(四)网银使用普及不够。电子支付和银行网银支付日益普及,新型结算方式取代传统方式是时代发展趋势。核算中心推行网银结算方式可以提高支付效率,但是在推行过程中遇到很大阻力:被核算单位领导不重视,认为资金不安全,对开通网银比较抵制;核算中心出纳认为使用程序复杂,不如直接报销开票便捷,安于现状,导致网银普及率低,结算方式不能适应当前信息化核算要求。

(五)岗位分工不能适应信息化要求。传统岗位分工是会计和出纳分管具体核算单位,是按照单位进行岗位分配,具体核算单位业务量多少不一,造成岗位分工不均,需要定期轮岗,不利于被核算单位日常业务精细化管理和长远发展,影响财务人员工作积极性。信息化条件下,根据财务信息化平台系统,将财务基础工作按照标准化、流程化的作业方式进行流程再造,每个岗位流程都有明确职责和分工,每位财务人员可以负责报销流程的某一环节,实行大平台管理,使财务报销实现程式化、标准化、精细化管理。

二、财务结算中心非现金报销解决方案

(一)开发依托于财务报销系统的取数软件。该软件按照日常报销中不同结算方式进行分流,尤其是现金业务,在报销时,根据现金所属资金来源自动抓取数据,登记领取人信息,定期汇总,集中进行转账汇款。例如差旅费报销中,住宿费使用公务卡报销、差旅补助使用现金报销。在出纳报销流程中,公务卡登记在“待清算公务卡报销额度”科目,现金部分登记在“待清算储蓄卡报销额度”,同时按照报销人分明细登记,定期生成报销人汇总单。出纳根据汇总单资金来源,通过网银转账,上传发放表,在网银系统财务发放模块,支付报销现金。具体流程如下:

1.单据报销[公务卡报销零余额]→出纳登记→零余额网银录入→会计网银审核→网银还款→打印单据→会计记账。

2.单据报销[公务卡报销非零余额]→出纳单位卡直接还款→打印单据→会计记账。

3.单据报销[现金报销零余额(非零余额)]→出纳登记→网银转账→出纳上传发放表→会计网银审核→网银还款→打印发放成功单据→会计记账。

4.单据报销[汇款报销零余额(非零余额)]→出纳录入网银转账→会计网银审核→网银还款→打印发放成功单据→会计记账。

5.工资发放→出纳录入网银转账→会计网银审核→网银转账→出纳上传发放表→会计网银审核→网银发放→打印发放成功单据→会计记账。

(二)开通银行网银结算。通过开通银行网银结算,核算中心率先实行工资全部网银转账发放。根据工资发放流程,使用网银工资发放模块,上传工资数据,工资即刻到账,发放成功单据及时打印,差错每笔可查,提高了效率。日常财务现金报账,做到了每日报账,每周汇总还款,节约了出纳去银行送单据时间,银行网银转账一分钟到款,同时银行短信设有到款提醒,发放差错能实时检测,及时更正,财务报销基本实行无现金库存。对于日常转账业务,实行网银转账,报销人员不再拿支票,杜绝了人工填写错误退票现象,报销人不用再去送支票,节约了时间和金钱。对出纳人员,基本不用再去银行,直接网银操作就完成了报销业务,单位车辆费用和安保、司机人员工作量大幅下降。这些措施的施行,被服务单位普遍反映效率提高,职工非常满意。 (三)制订岗位职责和内控制度。按照当前信息化管理要求,制订网银操作岗位内控流程,银行网银密匙有三人保管,录入员、审核员、主管三人负责,相互牵制,分工明确。制订各报账岗位具体岗位职责,做到不相容岗位分离。细化岗位分工,严格执行岗位责任制,使日常业务工作统筹化、集约化、程式化管理,提高核算准确度。对每个岗位职责权限有明确规定,出现问题能落实到具体岗位人员。对每笔网银支付和现金还款都通过电子支付和报账平台操作,做到有据可查。

(四)建立财务共享服务结算平台。适应信息化管理环境,电子发票和网上报账已经运用到日常结算中,电子支付和无纸化财务报销新模式正在逐步推广。财务单据通过报账录入终端,原始发票通过高拍?x扫描,存储电子数据,上传会计结算中心。结算中心审核人员实时审核,动态显示票据审核状态,使报账直观高效。电子数据实时存储,每项业务存储电子档案,可以追踪每笔资金使用情况。电子数据存储要求单位硬件系统必须足够强大,网络设施和网络资金安全监控要制定严密的内控制度,保证资金和数据的安全。同时通过共享服务结算方式的转变,可以实现财务数据资源共享,在大数据分析系统帮助下,对数据进行多次加工,为单位发展和决策提供数据支持。

三、财务集中核算未来发展方向

(一)电子结算模式更加普遍。财务集中核算已实行很多年,在不断发展的信息化环境下,财务核算中心要与时俱进。在财务报销软件和网银支付方式普遍被大众接受的情况下,大力发展电子商务结算模式,充分利用网络条件,提高支付准确性、效率性,做到每笔业务有迹可查,减少差错。

(二)财务信息大数据分析被广泛应用。运用财务大数据分析平台,对财务数据进行分析、整理,为单位提供更加真实、可靠的参考数据,为领导决策提供数据支持。运用科学化、流程化、标准化的会计结算管理方式,可以保证财务数据核算口径统一,高效准确。积极设立财务核算软件系统二次开发项目,对日常财务数据特色化模块进行开发利用,提高软件使用率,减轻会计人员工作量。

(三)会计人员业务培训常态化。国家各项制度和财务核算要求更新迅速,国家对财务数据质量要求越来越严格,对预算和决算编制工作更加重视。为了发挥会计监督功能,缩小预决算执行差异率,应重视财务人员的日常业务培训,狠抓落实审计检查发现的问题,从源头入手,加强会计骨干人才培养,制定激励考评措施,使核算中心能以制度为准绳,以操作流程为主线,规范核算,强化责任,确保各项资金使用安全、合规。

(四)“互联网+”多种新型服务方式并存。财务核算不仅对核算数据要求准确,服务质量也要求有更高的水平。

1.“码”上知道。互联网时代财务共享服务中,通过把被服务单位需要了解的相关政策梳理拆分,形成便于报账人理解和使用的知识点,并以二维码为载体向报账人推广。报账人使用移动终端扫描二维码即可获取相关财务报账政策。通过局域网政务系统平台链接单位财务平台,使分管单位能随时查询资金使用情况、预算执行情况。

2.优化岗位分工,促进财务转型。通过优化岗位分工,制定适应财务共享服务管理新模式,合理规划岗位,进行资源优化配置,制定激励措施,对财务信息共享服务下财务信息处理、程序链接、资源开发、内部控制等方面进行深入研究,制定出适应大数据时代的财务核算新的组织框架模式。整合资源,降低核算成本,促进财务合规,加强风险管理;节约人力资源,降低财务人员工作强度,提高财务管理水平,建立专家团队,促进财务核算转型;建立高效、精密、程序化的新型结算模式。

总之,财务核算中心要适应信息化新形势要求,勇于变革,开拓创新,在保证资金安全的情况下,用新常态的眼光看待问题,发挥主观能动性,提高核算质量,发挥财务核算和监督功能。采用多种服务新方式,适应信息化和大数据时代的新要求,整合数据资源,提高办事效率,优化服务内容。多角度、多方面、多维度地实现财务共享服务新模式,加速财务核算中心财务转型。