财务管理介入铁路物资采购合同事前控制探析

一、合同订立的准备阶段

1.采购业务预算与计划管理

财务管理介入铁路物资采购合同事前控制需要对采购业务进行一定的预算,保证采购活动是企业必须考虑的内容,如果采购的物资都不是铁路企业需要的,那么对采购合同事前控制就没有任何意义了。在采购业务计划的过程中采购部门的人员应该对为什么要采购这些物资作出合理的解释,让财务人员能够清楚地认识到采购是非常必须的。财务部门在看到采购计划单后,应该及时地对于采购计划单中的内容予以确认,并请管理者签字同意,保证物资确实是企业需要的。财务管理部门需要在年初向采购部门索要采购业务预算书,这样财务部门就能对未来需要采购的物资进行一定的了解,提前准备资金,保证采购活动能够正常进行。

2.标的数量价款的约定

财务部门在确认了采购的必要性后,应该对标的的数量与价款进行一定的约定,保证采购总额企业自身能够接受,不会由于采购活动影响了企业的正常运行。财务管理部门应该控制采购的数量与价格。在保证物资质量的前提下尽量降低采购价格与采购质量,降低企业的物资采购成本。为了能够实现这一目的,财务管理部门应该对需要采购的物资进行市场调查,保证采购人员能够在市场中采购到物美价廉的物资。保证物资采购合同的科学性、合理性。

二、对合同质量条款的审查

1.对质量标准的审查

财务管理部门应该对物资的质量标准进行审查,保证在达到这一质量标准的前提下,企业能够有效地进行生产与经营,保证铁路企业的正常运行。为了保证质量标准达标,应该对采购物资的技术规格与指标进行了解,保证企业购买的物资能够被企业使用。在合同签订前应该要求供货方对物资的质量提供保证条款,一旦质量出现问题,企业能够第一时间找到供货商获得应有的赔偿,保证企业的经济利益不受损失。

2.质保期的约定

物资的品种不同,他的保质期也不同,为了保证物资被合理利用不会在使用的过程中出现问题,财务管理部门应该对于保质期进行特殊强调,一方面要求供货商提供可靠的保质期限,在保质期内对物资的质量作出合理保证;另一方面企业应该对物资的使用进行监督管理,一旦物资过期,及时处理,不能影响铁路企业的日常经营,保证铁路企业使用的物?Y都是在保质期内。在合同中,应该对保质期作出明确规定,精确到分,防止设备出现问题对时间的界定出现分歧,影响铁路企业的经济效益与正常的经营。

3.质量保证金的约定

为了更好地维护采购人员的经济利益,不断地规范供应商的相关行为,财务管理的过程中应该在合同签订前,要求供货商提供一定的质量保证金,一旦质量出现问题,铁路企业可以动用保证金对设备进行维护。通过约定保证金还能进一步约束供应商的行为,让供应商提高对质量的重视,不至于向铁路企业故意提供质量有问题的物资。在合同履行完毕,经过技术部门的鉴定后,再返还保证金,保证铁路企业经济利益最大化。

三、包装的约定

铁路专用物资具有非常强的特殊性,对于物资的包装应该有特殊的规定。必须要求供货方严格按照我方要求进行包装,对于物资采取防雨、防潮措施,对于需要经过多次搬运的物资,需要采取防震措施,保证物资的安全性、完整性。对于一些易碎、有毒等特殊的物品要特殊说明,保证物资能够及时有效地运到制定地点。保证铁路企业正常运行的同时,最大限度地节省运输费用。

四、交货相关约定

铁路物资的内容非常广泛,因此对于交货问题应该进行不同的约定,针对不同的物资对于交货方式、交货时间都需要作出详细的约定,保证交货环节的安全性、及时性、有效性。在一般情况下,铁路物资都不会规定确定的交货时间,都是根据交货地点,要求出卖人根据买受人的通知准时交货就行。对于交货期限没有特别严格的要求,一般都是规定一定的时间范围,例如:10日内交货。在铁路物资采购合同中应该有相关的规定,要求在几日内能够完成采购人的交货要求,保证货物及时送达,不影响生产经营,同时还能兼顾供货方的经济利益。对于不能及时交货应该规定相应的惩罚条款,保证双方都能很好地实现自身的需求,不因为交货问题影响经济利益与可持续发展。

五、结算的约定

1.结算方式的约定

应当使用对企业有利的采购物资货款结算方式,这样可以提高企业现金使用率,节约财务成本,降低企业资金风险。由于铁路物资采购的多样性,这就使得所采购物资分为充足物资和紧俏物资两类。针对此两类物资应采取不同的结算方式。例如供应充足的物资应进行适当的赊账且规定物资赊账期,这样就可以有效降低企业财务成本。提高企业资金使用效率。对于市场上的紧俏物资和原材料,应避免一次性支付货物全款,尽可能的降低预付款比例。如支付全款或者预付款比例过高,就会使得企业资金压力加大,进而产生资金风险且容易造成企业在后续交易中处于被动地位。在合同中货款结算应根据所到货的实际数量计算,尽量避免提前支付货款。应当在收货方验收确认并且收到货款发票后进行货款的支付。

2.发票方式的约定

发票对于企业的经营而言非常重要,在合同签订前,财务人员应该对供货方如何给我方开具发票进行明确的规定。对发票的开具时间以及具体的税率都要进行明确的约定,运输费用、安装费用不能在发票中体现,这些费用都需要由供货方负责。

六、运费及运输方式的约定

关于采购物资的运输方式以及运费,应当在合同中做出明确规定。这关乎到企业的采购成本以及物资的采购风险。如果所采购的物资由采购企业承担相应运费以及负责运输,那么必然会使得企业的采购成本增加,物资采购风险上升。因此,在签订合同时应尽可能地争取,所采购物资的运输以及运费由卖方负责,且选择更加安全稳定的运输方式,使企业的物资采购成本得以降低,也进一步规避因物资运输过程中所产生的物资运输风险。

七、定金的约定

根据我国的合同法规定,当事人在签订合同的过程中应该约定定金条款,保证合同的正常履行,如果合同不能按照双方的约定履行,违约方应该接受罚款,支付赔偿金。这样能够很好地约束双方有效地履行合同。作为购买方,支付定金应该谨慎。在合同中应该明确规定定金的比例以及定金的支付方式。同时还要规定定金能够作为还债或者罚息的抵债款。

八、总结

鉴于物资材料采购所涉及面广,且铁路物资的采购工作存在特殊性。采购工作的正常进行是企业生产经营工作正常进行的保障。这就需要各个部门的配合,使得企业物资采购工作正常进行。但是在实际的生产经营活动中,财务人员对于合同的订制主动参与过少,往往只是在合同签订以后执行其需要进行货款支付方面的工作,这就使得财务人员无法参与合同制定之前的工作,造成对于合同事前的监管缺乏。所以针对以上情况,就要求财务人员应积极主动的参与到采购合同签订之前的工作中来,利用自身财务管理知识切实分析合同中所存问题,做到采购合同的事前管理,使得企业在物资采购活动的中的权益得到保障。