浅谈财务信息化建设

财务信息化建设,是利用现代先进的计算机软硬件技术组建财务管理一体化、网络化、集团化的信息管理平台,实现财务管理系统从部门级管理向企业级管理的跨越式升级,企业的管理理念和管理方式将发生重大的变化,财务信息更及时、全面、准确,实现预算管理的事前、事中、事后控制,实现一体化的财务预算、会计核算和资金调度,实现灵活的管理会计职能。财务信息化整合财务活动的各项信息资源,为企业管理和决策提供支持,它主动及时地处理财务信息资源,改变了整个企业管理流程,提高了管理效率,成为企业管理系统的重要组成部分,也必然成为企业财务管理的趋势。

一、 推进企业财务信息化建设的意义

当前企业财务管理中存在很多问题,比如:当前财务信息的反馈不准确不及时,财务管理的预算、预决策作用发挥有限,始终没有走出被动式管理的困境,经常发生经费盲目投入、使用效益不高的现象。而财务信息化可从根本上解决这些问题。

财务信息化后,先进计算机和网络技术以及科学的数学模型可实现对原始信息的及时处理,从而准确做出对未来经费需求的预测和对过去经费使用效益的评估,而且移动网络信息传递的便捷性可使财务信息能及时的送到管理部门和决策者的手中,保证了信息的时效性。再者财务信息化后,可实现信息流、资金流和业务流的一致性,解决财务管理中经常出现的信息不同步问题。

1.财务信息化提高了财务管理效率

实施财务信息化,先进的计算机网络技术以及标准化程序化的处理方式,可实现对财务信息的自动、快速、准确处理,减轻了系统使用人员的劳动强度,提高了财务人员的原始信息加工处理方面的工作效率。

依托于有效的财务信息化平台,企业的财务管理流程经过从上至下的全面的改革,财务工作更加标准化,财务信息更准确实时,企业财务管理和决策更高效。财务人员有了更多的精力深入公司业务层,进行财务管理工作,进一步推动流程优化,信息资源管理加强,促进财务信息化的改进,形成财务管理的良性循环。

2.财务信息化有利于外部市场竞争

现代企业的财务信息化建设也是市场经济发展的必然趋势。随着全球经济的进一步开放发展,我们进入一个信息爆炸的时代,信息要素在经济领域中的重要性越来越突出,对企业发展和提升竞争力尤为关键。可以说,谁掌握的信息更全面、更专业、更可靠,谁就拥有更强的市场竞争优势,谁就更能掌握信息社会的主动权。所以,企业重视财务信息化建设,也是为了避免被残酷的市场竞争淘汰。

3.财务信息化是为了优化管理,提升核心竞争力

在企业内部,借助于有效的信息系统工具,企业的管理层基本可以实时获取整个企业与经营相关的财务、非财务的重要信息,及时掌握企业现阶段的整体情况,以及经营、投资、筹资等各个环节的情况。在企业外部,通过企业间的信息共享,进一步获取行业信息,有利于准确分析行业市场环境,准确定位本企业在行业中的地位。通过内外部环境分析,调整企业战略目标和内部管理,实现企业的长远发展,提升企业的核心市场竞争力。

二、企业在财?招畔⒒?建设中存在的问题

实施一套财务信息化系统涉及面广、周期长、风险大,企业要投入大量的人力、物力和财力。企业在财务信息化建设中,主要存在以下问题:

1.对财务信息化建设的认识不足

企业各层级对财务信息化建设认识不足,对财务信息化理解肤浅,认为财务信息化只是信息部门或者财务部门的工作,对信息化产生的经济效益缺乏认识,对信息化对企业发展的重要性认识不足,对信息化所必需的投入存有疑惑等。

一方面,企业领导层没有将财务信息化建设提高到战略的高度上来,认为财务信息化主要是信息部门或者财务部门的职责,具体怎么通过系统流程、权限等去获取、传递、处理、储存、控制信息资源,企业领导层一般会责令信息部门或者财务部门负责,很少参与过问,没有真正认识到这是关系信息资源管理的战略性问题。在财务信息化建设中,虽然企业领导层明确表示支持,但主管部门仍会感觉到与各部门的沟通协作颇为困难。

另一方面,部分部门领导不支持信息系统工作,而普通职工则对财务信息化系统寄予过高的期望,希望其立即并明显的带来工作效率的提高。但同时,普通员工没有参与意识,认为财务信息化是信息部门或者财务部门的事情,建设期与自己关系不大,等系统实现后会操作即可。

2.财务信息化系统人员培训不足,人才缺乏

企业在财务信息化投资上“重硬轻软”,比较重视系统硬件方面的投资,而忽略对信息人才的培养。企业对员工的财务信息化培训大多没有任何评估,使培训流于形式。且没有对企业财务信息化培训需求进行分析,没有制定培训计划,没有真正提高财务信息化培训效果。财务信息化人才缺乏突出体现在,具体管理财务信息系统的财务人员胜任能力不足。管理系统的工作只停留在财务软件使用的表面,进行简单的前台设置操作。稍复杂的系统后台配置只能求助系统软件运维工程师,无法灵活配置财务信息化软件以满足管理需求,财务信息化的外部运维工作量无法正确评估。 3. 信息共享程度低,信息孤岛现象普遍存在

财务工作涉及企业管理的各个环节,需要归集各环节的信息资源。部分企业只有财务部门使用信息化软件,财务所需要的信息资源无法及时、全面、准确地获取。或者各部门分别建设自己的信息系统,采用部门自己的建设标准,最后再将各自的管理信息系统拼凑起来,形成企业的信息化系统。在信息重叠交叉部分,由于没有经过整体的信息化规划,各部门各自为政,数据口径不统一,做接口对接困难重重,导致业务不能及时快速处理。这些原因使企业在信息系统建设方面虽然耗费了大量人力物力财力,在单个业务方面可能取得了一定成果,但整体效益缺乏,没有实现信息的共享与交流,“信息孤岛”现象普遍存在,无法形成企业统一的财务信息化管理体系,从而造成重复工作,效率低下、信息失真。

例如,在工程总承包业务管理上,财务人员需要密切关注工程进度、项目收款、合同执行情况等,对项目付款进行财务审核,对项目的收入成本进行准确计量。而工程管理人员有第一手的项目进度信息,如果这些信息能够通过统一的财务信息化系统及时与财务人员共享,将有利于工程项目的财务管理。相反,如果财务部门与业务部门对工程项目进度确认不一致,工程项目的收入成本就无法准确计量,财务数据失真,更谈不上财务的管理、决策和监督功能了。

4.财务信息化软件纵向发展欠缺,财务管理功能不足,无法满足企业管理的个性化需求

目前,市面上通用的财务信息化软件,其数据模块大多都包含总账、应收应付、会计报表等,且区分不同行业版本。但是,财务ERp软件功能仍然多以财务核算功能为主,财务管理功能方面相对滞后,对企业项目管理、经营管理等功能发展不足,没有沿着企业的经营思路设计更多的管理功能。这就导致很多业务处理无法在软件上实现,一些常规业务也无法通过信息化处理,导致信息处理效率低下,管理效率低下,企业耗费大量资源在数据的归集汇总上,而不是业务数据分析上。事实上,企业内部财务管理,不同于会计核算国家有统一的会计准则规范,不同企业对预算管理、资金管理、费控管理等有不同的管理需求,市面上通用的财务信息化软件无法满足。如果企业希望实现个性化的管理需要,则需对通用软件做二次开发,开发费用昂贵,其软件的稳定性、易用性、后期产品升级换代也有一定风险。

5.建设过程中未考虑软件后期的适应性

企业经过市场调研、比较筛选,最终选定软件产品或者软件提供商,经过对标准产品的配置实施或者二次开发,软件基本符合企业业务处理要求,开始投入使用,一段时间内运行良好。但随着企业经营条件的改变和业务横向、纵向、多元化的扩展,将不断出现新问题和新需求,导致软件不再适应企业业务处理要求。不少企业在财务信息化软件上线后,一般很少考虑后期需求的变化以及软件的适用性。一些新的业务需求,如全面营改增后的税务筹划、市场分析与预测、企业组织架构的巨大变化等无法通过软件简单配置或升级实现,影响数据有效处理。

如果对软件进行再开发也面临前期系统架构无法适应后期的管理需求、开发费用昂贵等风险。更有企业由于业务变化太大、管理思路变化,只好废弃旧的信息系统,重新开发新系统来应对,造成企业严重的资源浪费。

三、 企业财务信息化建设的建议

1.提高管理层对财务信息化、信息资源的认识水平

信息化管理是企业财务管理乃至整个企业管理的必然趋势。财务信息化不只是简单的将财务处理流程丛线下搬到线上的过程,也不只是信息技术应用和业务处理流程变化的问题,它更多地与管理体制联系在一起。企业管理层应充分认识到:信息化建设是对企业组织结构、管理模式、思维方式进行的一场”自上而下”的变革,需要对企业全体员工思想观念进行改造,需要全员参与。只有这个变革过程顺利完成,信息化才可能达到信息化管理,进而才能构筑企业核心竞争力。

信息资源管理是企业管理的重要组成部分,也是实现企业信息化的关键,它存在于企业管理的方方面面,是增强企业竞争力、提高企业管理决策水平的核心和基础。财务信息化建设工作和企业管理层的信息资源管理工作密不可分,企业管理层应该加强对信息资源尤其是财务信息资源的管理,企业执行层(信息部门或者财务部门)推动和协调整个信息化过程。经验和实践表明:财务信息化建设应遵循“一把手”原则,企业领导层的亲自主持和参与是信息化建设取得成功的必要条件。企业管理层应提高认识,建立信息化财务管理理念,加强财务信息资源管理,合理安排数据模块,促进信息资源共享。

2. 重视人才培养

信息技术的广泛应用是财务信息化管理的一大特征。因此,既懂得信息技术又懂得财务的人才是财务信息化建设成功的关键。企业要重视财务信息化专业人才的培养,培养一批综合财务、管理、计算机软件知识的高素质人才。这些人才不仅应具备扎实的财务知识,了解企业各方面业务、业务流程,懂得管理,更重要的是,还应具有一定的计算机软件应用水平,熟悉管理信息系统常用的数据库软件及本企业的财务信息化软件。

信息化系统固化了企业的许多管理模式,是企业管理理念的集中体现,而企业的管理理念会随着新的业务需求不断变化,当量变发展到质变时,原有的信息化系统某些功能模块可能就不再适应管理的需求了。因此,一个相对灵活、可配置、开放的财务信息化系统就变得异常重要。企业培养的财务信息化复合型人才可以按照变化的管理需求,适当地进行系统功能配置调整、改造升级。在企业需要的时候,如企业管理思路?化时,这些储备人才能够参与管理需求的梳理,持续改进财务信息化软件,以适应企业管理需求的不断变化。企业的财务信息化人才培养也是一个持续不断的过程,培养财务信息化人员学习先进的管理知识、计算机知识,保持与时俱进。

3.全员参与,整体规划,规范企业财务信息化建设

财务信息化建设不是简单的信息技术的应用问题,而是更为复杂的企业管理理念和管理方式的重大转变的问题,这就不仅是财务部门或者信息部门的职责,而是整个企业层面的工作。系统建设全过程是企业财务部门或信息部门全面梳理企业业务流程、使管理流程程序化的过程,整个过程离不开企业领导层的全面支持,离不开企业各部门、各员工的大力配合,需要企业全员都参与进来。

财务信息化建设实施,也是一个“制度化、流程化、表单化、信息化”的过程。因此,企业首先应该有一整套系统的公司管理规章制度,并将公司管理制度转化为日常的业务处理流程,信息化建设时,根据信息化处理方式进行流程优化、流程表单化,最后固化成信息系统处理方式。企业需要整体规划信息化建设,在全企业范围内标准化数据模式和传递方式,加速信息的流转和整合,为企业的经营决策提供更有价值的信息。

在建设规划上,因为财务信息化系统面向所有用户提供服务,全面覆盖企业财务管理各个模块。一次实现这么多功能模块,实施周期长,实施团队力量跟不上。一般建议分期实施开发,按照“总体设计,分步实施”进行。

4.“软硬件”配合,软件功能与企业管理紧密结合,功能持续改进

信息化建设是服务器硬件设备与系统软件功能的“软硬件”组合。一方面,财务信息化系统作为企业级的系统,企业要根据系统使用人数、频率等选用合适的硬件服务器设备,避免因服务器硬件性能方面的问题影响系统软件处理的速度;另一方面,通用的财务ERp软件通常内置行业管理模式,企业采购后,要根据业务特点、企业需求,吸收借鉴行业先进的管理模式,进一步优化系统功能,以提高企业整体的管理水平和信息处理能力。