基于财务云平台的采购管理内部控制优化研究

【中图分类号】 F232;C931 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937(2017)12-0133-04

一、引言

财政部于2014年1月1日开始实施的《行政事业单位内部控制规范(试行)》(以下简称《内控规范》)第十八条规定:单位应充分运用现代科学技术手段加强内部控制,对信息系统建设实施归口管理,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。近年来,随着体制机制改革的全面深化和大数据、云计算技术的应用与普及,重庆海事局通过建立与完善财务云平台,逐步推进了行政事业单位采购业务内部控制体系的建设和制度完善工作。通过运用大数据、云会计[1]等技术,基于财务云平台整合与利用高质量的数据,可以实现重庆海事局采购业务全流程、常态化管控。

行政事业单位采购管理内部控制问题是学术界和实务界的关注焦点之一。周卫华[2]分析了行政事业单位内部控制信息化建设面临的主要问题,构建了信息流和控制流与部门预算系统、采购系统等核心业务系统集成的应用框架,并阐释了其实施内部控制信息系统的建设过程。赵红卫[3]以内部控制理念为核心,以内部控制信息化为保障,从内部控制的观念框架、实践框架、信息化系统三个部分建构了高等学校的内部控制框架体系。唐大鹏等[4]认为在信息技术应用下的内部控制管理信息系统要关注经济业务活动及其内部控制流程嵌入、归口管理、数据备份等。尹律等[5]从信息的类别、规模和质量等角度出发,分析了大数据、云计算等技术变革下提供风险管控、过程跟踪等适时信息和控制环境、绩效评估等专有信息。

综观上述文献研究,目前采购管理内部控制的研究主要集中在采购管理存在问题及改进措施、信息系统建设等方面的探讨,而有关大数据、云会计等信息技术结合具体行政事业单位进行采购管理内部控制设计与实施的相关研究还较少。实际上,基于财务云平台的采购管理内部控制通过充分利用云会计环境下人、数据、系统等因素的相互作用[6],可以为采购管理与决策提供高质量会计信息,并能够实现采购管理内部控制的全程化和动态化。鉴于此,本文分析了重庆海事局采购管理内部控制现状及存在的问题,并提出了基于现有?务云平台的优化与改进建议。

二、重庆海事局的采购管理内部控制现状与问题分析

(一)重庆海事局采购管理内部控制现状

重庆海事局是交通运输部设置在长江干线负责重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政执法机关,下设永川、江津、巴南、朝天门、长寿、涪陵、丰都、忠县、万州、云阳、奉节、巫山12个海事处和重庆海事局通信信息中心、26个海事执法大队,代管长江泸州通信管理处。采购管理作为重庆海事局的重要经济业务活动,经过多年的探索与实践,建立了完整的组织架构、健全的工作机制和具体的内部控制实施方案,单位层面上的采购管理内部控制建设取得了良好的效果。

重庆海事局建立的采购管理内部控制流程主要包括采购计划、采购执行、采购验收、采购支付、采购评价等环节。重庆海事局按照政府集中采购和协议采购流程,组织实施采购工作,然后根据采购合同规定对采购的货物、工程及服务进行全面检验,并取得验收资料、数据及凭证。在财务会计处对采购资金的拨付申请进行审批后,最后对采购业务进行专项评价和综合分析。重庆海事局采购管理内部控制流程如图1所示。

为了提高采购管理内部控制的水平与效率,从2012年起,重庆海事局基于《内控规范》建立了财务云平台,开始实现采购管理内部控制信息化。财务云平台通过大数据、云会计等技术的应用,将采购管理内部控制制度、权限、流程嵌入信息系统中。采购业务环节涉及到的不同权限的部门可以通过财务云平台上及时共享采购业务信息。负责法律规范、纪律监督、财务会计和相关业务的部门,根据其职能和财务云平台设置的相应权限对采购合同涉及到的经济业务的供应商资质、采购方式、合法合规性、科学性、付款条款及违约责任等进行严格审核控制(任何一个环节审核未通过,均无法完成此项采购业务),实现了采购业务的事前审核控制。

财务云平台采用表单数据采集方式,管理和使用部门可以随时从数据库中提取供应商、采购内容、合同金额、合同时间等采购过程数据,以实现对采购业务的全程透明控制。通过财务云平台的数据采集,采购业务各个环节的审核和变动处理都会被系统自动记录,相关文档均可通过上传归档备查。财务云平台对采购业务流程的控制较大地减少了人为操作,在一定程度上规避了采购业务过程中的舞弊风险。

(二)重庆海事局采购管理内部控制现存问题分析

重庆海事局尽管从单位层面和业务层面加强采购管理内部控制,并运用大数据、云会计等技术将采购业务及其控制流程嵌入到财务云平台中,但是其采购管理内部控制仍然存在协议供应商的商业信用难以评估、采购规模优势利用程度不高、无法实现采购过程持续跟踪评价、采购管理与决策信息质量不高等问题。

1.未建立供应商的信用评估机制,无法进行最优供应商选择

重庆海事局的协议供货和自行采购涉及到供应商选择、品牌、价格等因素,具有交易次数频繁、商品种类多等特点。协议供货是重庆海事局根据中央政府采购中心确定的供应商并从中央政府采购网上进行选择。其他办公用品、电脑耗材购置、车辆、船舶维修等实行定点采购,通过邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定定点采购供应商或服务商。尽管重庆海事局建立了相对合理的供应商渠道,但面对供应商数量众多、采购产品型号更新快、产品价格波动大的市场环境,传统的供应商选择模式难以实现对产品型号和价格进行科学合理的评审,加大了供应商的选择难度。目前,财务云平台基本实现了商品目录及价格的自动更新,但缺乏完善的供应商商业信用评估机制,在进行供应商选择时,财务云平台难以及时对供应商信用进行科学合理的评价。在传统的供应商选择方式下,缺乏供应商的全面及时的信用评估,无法进行最优供应商选择,容易导致个别品目的产品或服务价格偏高,难以实现采购执行的科学合理。 2.零星采购较多,规模优势利用不够,增加了采购成本

目前,重庆海事局对办公用品、电脑耗材,船舶配件等零星采购实行定点采购,局机关、朝天门海事处、通信信息中心统一执行重庆主城区定点采购,其他单位自行确定定点采购供应商。存在单笔采购金额较小,但采购次数多,累计金额较高的零星采购项目,比如购置办公室用品,基层海事处提出采购需求,并向重庆海事局上报采购数量和金额,然后由重庆海事局统一进行定点采购。目前,重庆海事局建立了较为完善的集中采购模式,但对采购规模优势的利用程度还不够。相对于其他采购项目,办公室用品采购具有单笔金额较小、购置次数多、采购需求机构分布零散等特点,分批次采购不利于采购信息的集中化管理,增加了重庆海事局对整体采购活动控制的难度。由于基层海事处的采购信息不能及时进行集中汇总处理,集中采购很难形成一定规模,导致重庆海事局采购部门难以发挥批量集中采购的规模优势和价格优势。

3.偏重事后评价,未建立采购全过程持续跟踪评价机制

针对船舶交通管理系统(VTS)运行维护、海事车辆船舶飞机等监督执法装备运行维护等维护费用以及其他采购业务,重庆海事局已经建立了完善的考核评价体系,并将评价指标嵌入财务云平台中,能够较为科学地从产出、效益和满意度等角度进行采购业务评价,但部分指标的度量不够准确,缺乏可操作性,如社会效益指标和满意度指标。重庆海事局的采购评价主要是通过定期或不定期地对较大型的产品或服务进行质量及满意度的采购专项评估,然后将考核评价表的数据上传到财务云平台中。这种采购评价方式注重事后评价,忽视了对具体采购过程和效果的评价,缺乏系统性和全面性,无法对采购信息进行及时全面的收集、反馈与评估,难以实现采购过程持续跟踪评价。

4.财务云平台大数据应用技术不成熟,无法提供高质量信息

财务云平台通过运用大数据、云会计等技术,构建了采购管理内部控制系统,使得采购过程数据的获取、传输、存储和利用一体化,实现了采购信息的共享。但是,目前财务云平台中采购管理内部控制主要集中在业务数据记录和分析初级阶段,对采购管理内部控制流程中产生的文本、报表、图片、音频等非结构化数据的数据处理技术仍存在不足,导致支撑采购管理与决策的信息质量不高。另外,财务云平台中的数据分析、决策、可视化等商业智能实现内容还不够丰富,只能通过可视化界面定期了解采购业务整体的简单执行情况,无法实现整个采购活动的动态全程监管。

三、基于现有财务云平台的采购管理内部控制优化与改进

针对重庆海事局采购管理内部控制现存问题,本文基于现有财务云平台和《内控规范》,主要从采购业务流程中供应商信用体系建立、规模优势利用、全程评价与监控、财务云平台大数据应用等方面来提出优化与改进措施。通过对采购管理内部控制进行优化和改进,将使重庆海事局采购业务的内部控制观念及制度、流程、权限嵌入到财务云平台中,形成业务部门、财务会计处、科技信息处、供应商等多主体充分参与采购执行、采购验收、采购支付和采购评价四个重要环节的控制,能够实现多主体之间的信息及时传递和交互,以及采购业务的全程控制。

基于现有财务云平台的采购管理内部控制的优化与设计充分考虑了人员、数据与信息系统之间的关系,通过利用采购业务及其他重要业务活动中产生的高质量数据,实现了以大数据、云会计为核心的采购管理内部控制方式,能够为采购管理与决策提供高质量的信息。基于财务云平台的重庆海事局采购管理内部控制流程优化与改进如图2所示。

(一)通过平台建立供应商信用体系,提供最优供应商选择

针对采购管理内部控制过程中存在的供应商信用建立与评估问题,财务云平台通过互联网采集商品的市场价格行情数据,以及供应商的经营数据、账务数据、税务数据、违法合规等信息,建立供应商信用体系。通过分解采购项目指标,进行供应商信用测算并自动筛选,若测算结果出现异常值,财务云平台会识别出供应商伪造的虚假资料和技术参数、伪造的虚假业绩等异常信息并预警,将不合格供应商从供应商库中筛选出来。财务云平台通过建立供应商数据库,存储合格供应商的信用信息,可以为采购执行提供信用度高的供应商。供应商提供产品和服务过程中产生的交货、价格、质量、技术和服务等方面的信息,财务云平台会自动存储,并及时更新供应商的信用信息。财务云平台通过建立采购供应商信用体系,为供应商选择提供了科学依据,方便为各部门提供最优供应商选择,同时防范采购管理的后续风险。

(二)建立最优供应商选择机制,降低采购成本

重庆海事局确定产品或服务的采购需求之后,通过财务云平台采集基层海事处的采购需求,将基层海事处原本分散的零星采购项目集中,对成批的同类性质或者同时采购多种零星的采购项目实行一次性与供应商签订采购协议。供应商通过财务云平台获取采购信息并进行自动报价,财务云平台根据供应商提供的商品价格、型号、质量等信息进行对比,从供应商数据库中选择最优供应商。同时重庆海事局采购部门可以通过和选定的供应商进行价格谈判,充分利用规模优势,确定采购的最终品牌和价格。基于财务云平台的协议采购可以减少重复招标,充分利用规模效应获得优质的采购服务,以合理的采购价格获得优质的货物或服务,节约采购成本,提高采购资金的使用效率。

(三)建立采购过程持续跟踪评价机制,实现采购全程评价与监控

通过财务云平台,利用指标监控、访问控制等手段,实时传递采购业务数据,通过科学、全面的采购评价,有效地实现对采购业务的事前、事中、事后的评价与监督。在采购业务发生之前,财务云平台会根据采购预算编制进行事前评价,并依据历史采购业务数据设置预警阈值,为后期跟踪评价提供参考信息。针对采购业务,重庆海事局已经形成了完整的评价体系,财务云平台将评价指标和标准值嵌入系统,根据采购评价需要选择相应的指标,采购管理内部控制系统会自动分析指标特性并进行数据分类,提取关键信息,自动生成数据表格和图形,为采购管理内部控制评价提供详实的、可量化的数据支撑,实现采购业务的事中和事后评价,最后将评价结果运用到采购预算安排中,优化资源配置。基于财务云平台的采购评价根据权限和管理职能设置多种智能预警模式,当采购过程中出现接近或超过预警阈值的现象时,财务云平台可以发出不同等级的预警信息,方便管理人员及时了解采购执行状态,发现存在的风险并及时采取应对措施,跟踪采购风险的解决情况。例如,针对船舶交通管理系统(VTS)运行维护,重庆海事局建立了故障响应及时率、故障修复率、备品备件库存管理准确率、运维人员技能达标率等6项绩效考核指标,财务云平台可以根据需要进行评价,自动分析指标值并与合格指标值进行对比分析,以可视化的方式清晰、直观地呈现,当指标值分析结果未达到设置的合格指标值时,财务云平台会向管理人员示警,实现对船舶交通管理系统维护服务的全程评价与监控。

(四)深化财务云平台大数据应用,为采购管理与决策提供高质量信息

在?稻荽?理阶段,财务云平台通过对已存储的大规模、多种类的数据进行数据抽取、数据筛选、数据清洗等操作,获取金蝶K3等系统输出的结构化数据、半结构化数据以及文本、报表、图片、音频等非结构化数据并提取有效数据,同时将实时处理的数据加工集成后进行集中化存储,并根据采购管理的业务形成供应商、采购商品、采购合同等主题及采购类型、采购时间、采购人等维度的数据仓库,为采购管理分析和决策提供数据支持。财务云平台通过提高利用可视化分析技术可以清晰、直观地呈现将采购管理全过程的执行情况。数据处理与分析技术的提高为采购管理与决策提供高质量信息,通过对不同的采购管理数据特征制定质量监控规则,实时监控数据的产出质量,保障采购管理与决策的信息质量,提高采购管理的科学性,防范采购风险。