论高校财务项目管理现状及对策

中图分类号:G647.5 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2017)015-0-02

为了激发科研人员积极性,提升科技创新能力。国家将切实落实高校和科研院所自主权,对科研经费和项目管理制度进行改革。近年来国家对科研经费的投入逐年增加,高校科研事业蓬勃发展。高校科研项目来源越来越广、项目金额越来越大、项目周期越来越长,这就对财务有更高的要求。高校在行使自主权的同时,对科研项目也要肩负起事前指导、事中监督、全面管理的责任。科学有效的项目管理,理清项目经费管理思路,让科研人员不再为杂事琐事分心劳神,从而充分激发科研人员积极性,这对保障高校多出人才多出成果,大力提升科技创新能力具有十分重要的意义。

一、高校财务项目管理面临的问题

1.科研项目管理与财务管理没能协调统一

目前,高校科研项目经费来源广泛,有财政拨款经费、学校自筹经费、社会捐赠经费、与其他业务单位联合承担项目的经费、上级单位拨给的经费及外单位的横向科研经费等等。针对不同的经费来源各归口管理部门负责组织科研项目申报、立项、跟踪项目进展、组织项目结题验收等,工作侧重于争取项目的数量、经费和级别,忽视经费使用的合理性和效益性。财务处主要负责项目经费的财务核算和统计,工作侧重于项目经费的收入和支出核算,忽视项目经费的筹措、预算、使用等过程。由于各职能部门与财务处没有规范统一的管理制度、分工不明确,部门之间缺乏有效的沟通手段和必要的信息共享平台,管理上没能协调统一。有的归口管理部门已确定项目,经费已到账而没有去财务处办理项目立项管理导致项目经费使用时间滞后,造成项目管理与经费管理严重脱节的现象。如何有效处理高校科研项目管理与财务管理的关系,保证科研项目管理与财务管理有机结合,促进高校科研工作高效有序进行,保证科研项目经费高效高质的使用是值得深思的重大问题。

2.项目经费来源的广泛性引起财务管理方式不一致

项目经费管理是科研项目管理工作的重要环节,项目经费贯穿于项目研究的各个环节。由于科研经费来源渠道广泛,项目经费管理办法因项目经费来源种类不同而管理各异,有的经费是通过学校预算直接下拨,有的则从学院预算经费中下拨到项目,还有的上级单位拨给的项目经费先进学校收入后由相关职能部门统一立项下拨给各项目负责人通过财务项目管理系统统一核算;横向科研则直接在学校财务账务系统中核算;创收捐赠类项目则通过院校两级收入分成的模式核算。经费来源渠道的广泛性而导致项目核算模式不一致,有的项目直接立项下拨经费即可报账支出,有的则要在财务项目管理中填列好开支范围经相关部门审批后才能支出报销。其财务入账手续的多样性,造成老师在各职能部门与财务部门之间来回跑路和盖章,科研经费在从学校账户到实际下拨到老师项目账上的时间间隔长等问题。

3.财务项目管理预算与实际经费使用不符

项目资金申请由项目负责人编写项目资金立项申报书,对所申报的项目从项目预期目标、配套资金、资金使用计划、进度安排、项目责任人等方面进行可行性分析并加以明确,提交归口管理部门进行审核。有很多项目负责人没有认识到经费预算的严肃性,他们往往把项目预算编制看作是得到科研经费的必要手段,在申报项目时也没有认真研读相关项目的管理文件,甚至认为严格经费管理、合理使用经费是财务部门的事。许多预算都是在拍脑袋的过程中形成的,不能全面真实地反映获得预期成果所必需的项目直接成本和间接成本。项目实施方案一经批复,项目责任单位和项目负责人必须严格按照批准的专项和用途使用资金,不得擅自改变项目和资金用途,不得超出预算支出的范围和比例开支费用。预算编制与实际经费使用情况严重脱节势必会给项目的正常开展带来非常不利因素。甚至会造成项目经费申请到了,但一些必要的正常开支却因事先未编入预算而无法在该项目报销核算的状况。

高校的科研管理部门和财务部门对预算大多是在项目进行审计或结题时才对其所有的经费和对应预算进行核算,这种滞后性的管理也是造成预算编制与实际经费使用不符的直接原因。

4.项目立项后财务内部管理和监督机制不完善

高校内控制度不健全、管理监督机制不完善,由于不同项目由不同职能部门分别负责,使项目经费没有形成统一的管理制度;各职能部门在制定项目经费内部管理制度时,往往从自己部门情况着手,而没有兼顾其他部门情况。各职能部门主要重视项目的规模、项目成果以及项目经费额,忽视科研经费使用管理和绩效评价制度的建立。而财务部门却“重决算,轻预算”,审计部门缺乏全程跟踪监督,造成管理上的混乱。而且许多高校对科研项目的申请、批复、经费拨入、实施效益、监督检查、成果转化等流程中经费使用的合理性、真实性、效率性等,均没有完善的制度做控制,造成科研经费监督机制不完善,管理职能缺失。

二、完善高校财务项目管理的有效措施

1.建立健全项目经费管理制度

高校将建立预算执行进度通报、约谈制度。高校财务处定期通报项目资金的执行情况,对执行进度不理想的项目,采取约见项目管理职能部门及资金使用部门领导、项目负责人,共同研究改进措施;对可能给学校带来较大负面影响的项目,将在全校范??内通报,并由相关校领导约见项目归口管理部门、项目单位和项目负责人进行商讨处理。

对专项资金执行情况进行中期检查或项目验收时,归口管理部门、资金使用部门和项目负责人应积极配合,据实提供有关专项资金使用情况和项目效益汇报。归口管理部门、资金使用部门和项目负责人对项目资金使用的合理性、真实性和效果负责。

相关职能部门应组织专家进行专项论证和综合论证,形成项目库。学校将组织财力择优建设,支持特色发展项目。项目负责人负责建立资金项目档案,对项目的情况等内容进行归集、整理和入档。 2.简化项目财务入账手续,提高项目管理工作效率

由于政策制定的部门不同、侧重点也就不一样,制度之间还需要更紧密地衔接和不断完善,建立统一的财务会签制度。结合财务、教学、科研、学科建设等各部门情况,修订相关项目经费管理文件,形成以高校各职能部门管理为主,财务核算为辅,结合高校实际,正确处理各部门间的关系,不断简化项目财务入账手续,从而缩短项目申报入账周期来提高项目管理水平。

3.加强监督预警,促进经费合理使用

项目实施方案一经批复,项目责任单位和项目负责人必须严格按照批准的项目和用途使用资金,不得擅自改变项目和资金用途,不得超出预算支出的范围和比例开支费用。项目资金归口管理部门应及时清理检查本部门管理的所有项目资金,掌握执行进度情况;及时与资金使用部门加强沟通协调,对于尚未实施或实施进度缓慢的,要督促其加快项目实施;高校对项目资金实行绩效评价制度,由项目资金归口管理部门对项目资金的使用和管理情况进行检查,对资金项目目标效益进行评价。检查评价的内容包括:是否按批复的项目和用途使用资金、是否对项目进行有效的管理、是否达到预期的目标和效益,跨年度的项目是否按照总体计划实施以及后续工作的完成情况,项目建设和预算执行情况是否与批复预算一致等。

4.加强财务项目管理信息化建设。

目前学校全部经费已按项目进行财务核算和管理,教师报销时先查看项目是否在“实施中”,报销的项目明细要在系统允许的额度内进行开支,超出额度开支范围的也将无法报销。为了项目负责人能随时可以查看到项目实际开支情况、各科目经费余额,剩余可使用经费等等,从而主动根据项目进展调控开支内容;为了审计管理部门能调阅项目开支明细,查阅开支是否合理,是否符合预算,决算数据是否准确,开支归类是否正确等等;为了项目计划管理部门能结合项目进展和经费开支情况对项目进行督促,对不合理预算适时提醒项目负责人申请预算调整,掌握临近结题项目的经费结余情况,引导合理开支,因此,财务人员要利用现有高校财务管理软件并与信息技术人员合作,开发具有本单位科研项目经费财务管理的特点与需求的科研项目经费财务管理信息平台。做好年度财务预算,将所有经费纳入项目管理,不断完善财务项目信息系统功能,规范项目经费使用。加强过程跟踪、控制和评价,提高经费使用效益。

总之,要改变高校科研经费财务项目管理混乱的现状,高校财务管理部门需要有全新的思路,才能应对不断发展变化的新形势。这要求我们高校财务部门要不断??新不断学习从而更有效地开展高校项目管理工作。另外高校财务管理部门要充分发挥财务的专业知识和现代管理方法,结合高校的基本情况,与各项目管理职能部门密切配合,不断探索科研项目经费管理的新办法和新途径,以提高科研管理工作水平和效率,使科研工作能产生真正的效益。