ARP在科研院所财务管理中的应用与完善

中图分类号:F810.6 文献标识码:A

1 ARp系统概述

中国科学院资源规划项目( Academia Resource planning,简称ARp项目),是实现中国科学院科学资源规划的信息系统工程。ARp项目从中国科学院院所两级治理结构出发,以科技计划与执行管理为核心,综合运用创新的管理理念和先进的信息技术,对全院人力、资金、科研基础条件等资源配置及相关管理流程进行整合与优化,构建有效的管理服务信息技术平台。

2 ARp系统在科研院所财务管理中的积极作用

2.1实现财务数据标准化,提高会计基础工作效率

ARp实现了以科研项目管理为核心的人、财、物的核算模式,其中人力资源模块完成了财务报销供应商的维护,课题管理模块实现了科研项目课题的维护和预算的建立,固定资产模块完成了资产卡片的建立和管理,而各业务模块基础数据可以相互引用和共享。部门、人员、科研项目、固定资产等基础信息通过上述模块录入后,项目人员在财务网上报销系统完成项目采购借款和财务报销业务,审核通过后信息导入财务系统生成记账凭证,实现了报销业务的流程化,提高了会计数据标准化程度,把财务人员从传统财务软件下手工输入数据的重复性工作中解放出来,有效降低了数据录入错误率,提高了工作效率,保证了人力数据、物力数据、业务数据与资金数据的一致性。再加上外挂辅助工具DISCOVER的运用,提供各种组合查询功能,它可根据使用者提供的期间、科目、项目、摘要等不同要求的数据进行汇?或分类,进行深层次财务数据分析。另外,还有辅助软件ADI的运用,大批的业务数据处理,只需要在EXCEL表格汇总完毕,通过ADI导入ARp财务模块即可形成会计分录,批量数据的处理变得快速简捷,这方面的优势尤其体现在年终结转的账务处理上,最后报表平台Report plat的使用,除了提供必需的财务报表外,还能提供多种管理性报表,可满足管理者对实时财务信息的需求。

2.2 ARp系统的应用加强了科研项目经费的过程管理

科研项目管理是研究所管理最重要的内容,通过ARp系统财务模块和科研项目模块信息的有效结合,完成了数据同步和信息共享,使项目负责人、科研项目管理人员、财务等的信息供给完全一致,让他们能及时了解项目的经费使用情况,比如它不仅可以调取科研项目课题当年的收支结余情况,还可追溯查询项目设立至今的每一条资金的使用信息,出现问题或差异就能被及时发现纠正,财务信息更加透明准确,这样科研人员也可以参与到项目财务管理中,提高了项目经费管理水平,ARp系统对科研经费财务信息做到了实时查询、统计分析和管理,加大了财务监督和控制,为所有管理层制订、落实行动方案提供了有效支撑,有利于安排全所的经费支出,实现内部资源的高效整合。

3 ARp系统在财务管理应用中的缺陷

3.1 ARp网上报销系统未实现完全电子化

ARp外挂的网上报销系统实现了报销单填写和财务审核的电子化处理,从一定程度上规范了报销单的标准分类和报销单财务审核流程,有效地提高了财务报销工作效率。但目前ARp报销系统功能使用还不彻底,未能将报销的原始单据等扫描进网上报销系统,从而未能实现完全的电子化签批,停留于电子报账和纸质签批并存的半自动化阶段。报销单负责人审批环节未实现电子化,还停留在纸质阶段,经常存在因项目负责人出差等状况签批滞后的情况,造成从负责人审批到财务审核付款周期较长,很大程度上影响了支付效率,并且经办人无法查询跟踪报销支付申请的审批进度,在一定程度上影响了科研项目进展。

3.2合同管理系统的缺失

合同管理是科研项目财务管理内部控制中非常重要的一部分。目前,项目合同一般采用备查表管理,设置合同单位、合同金额、已付款金额、未付款金额通过Excel登记。这种合同管理方式受人为因素的影响,很容易存在遗漏或者错误。合同管理与财务系统相脱节,无法在财务报销中实现合同经济条款对付款进度的控制,容易存在资金重复付款的风险。

4 现有ARp系统财务管理模块完善的措施

4.1完善ARp网上报销审批系统4.1.1系统审批完全电子化

完全电子化的ARp网上报销系统,它在原网上报销系统的基础上增加了各级负责人线上审批的功能,业务上实现了出差申请、借款单、报销单的线上审批。按借款单和报销单金额和业务性质启动不同的网上报销线上审批流程,报销单通过审批后才能提交财务审核,减少了纸质报销单流转的过程,从一定程度上规范了报销审批流程、明确各环节审批责任。

以X单位网上报销系统为例,网上报销审批下分出差申请审批、借款审批和报销审批三个子菜单,每个子菜单下有三种审批状态,包括草稿、待处理、已处理。其中草稿菜单下是报销人填写报销单后,暂存报销单以确定审批流程,尚未提交审批的单据,已暂存的报销单可在草稿菜单下查找和修改;审批人可在待处理菜单下查看报销人提交需要本人审批的出差申请、借款单和报销单,并可查询上一个流程办理的时间和意见;审批人可在已处理菜单查看本人已审批通过的出差申请、借款单和报销单。报销人也可在已处理菜单查看本人提交的报销单已完成审批的环节和所处的环节。这样在系统中全程记录了报销业务的处理流程,可随时查看审批环节和审批意见。以其中出差申请为例,根据《中央和国家机关差旅费管理办法》公务出差审批制度,在ARp网上报销系统中增加了出差申请功能。需要在出差前在系统填写出差申请,说明出差人员、出差地点、出差事由和出差时间,并提交领导审批,在出差结束可按出差申请直接生成差旅费报销单,不用再手工录入。并且出差申请和差旅费报销相互关联,方便查看相关信息。当然也有科研人员忙于科研工作,个人无法办理网上借款报销业务,针对这种情况系统增加了授权代理的功能,授权代理是由委托人授权给代理人在授权期限和授权额度内代为办理借款报销业务。科研人员可通过此功能授权行政秘书或他人代理借款报销业务。委托人在系统中选择授权人员,设定授权内容、授权额度和授权日期,代理人也可选择接受或拒绝授权,代理人通过委托借款和委托报销菜单代理办理借款报销业务,委托人可通过代理日志实时查看代理人办理业务的相关信息,做到对课题经费支付的实时把控。 4.1.2财务付款信息的系统自动采集

随着国家科研投入的日益增加,科研院所资金流量日益增大,财务工作结算任务重。报销人员可在网上报销系统维护个人和外部供应商银行结算信息,网上报销单据填写时,从中选择对应付款信息,提交财务审核后,财务付款人员可从系统中导出付款信息,大大减少了银行支付系统的录入工作量和工作差错,降低了财务人员资金支付压力。

4.1.3预算执行实时监控

日常科研活动经费支出进行网上报销,在填报采购或费用报销单、选择子课题时,网上报销系统不但能够提供课题信息的查询,比如:课题编号、项目类型、预算总额、预算结余、收支总额、借款未报销金额等,同时,在系统中增加了报销单提交和审批各环节的预算查询与控制,将报销审核与课题预算信息关联,按预算结余实时控制报销支出,并进行课题结余监控和超支预警。如果经费超支,系统会进行提醒和相关限制,实现了实时监控。对于课题超支情况,也可通过预算分析,层层追溯查询到明细支出。

4.2开发合同管理系统,实现ARp网上报销合同付款控制

合同管理方式和财务系统相脱节,已无法满足科研经费管理的需求,迫切需要我们开发合同管理系统,并实现与ARp网上报销系统融合。以X单位网上报销系统为例,它在ARp网上报销系统增加了合同付款管理功能,包括合同信息录入、合同付款信息查询等功能,通过合同付款信息与借款报销单关联,实现加强报销过程合同付款管理,有效增强了借款报销业务与合同付款信息的关联共享。整个系统下面包含了合同录入、报销业务和合同关联、合同信息查询三项业务功能。第一项合同录入,要求首次使用的合同,均需在网上报销系统合同管理模块录入合同信息,一个合同录入一条信息,主要包括合同名称、主要内容、付款条件等合同付款信息,其中合同基本信息,录入内容包括:合同名称、合同总金额、单位名称、开户银行、银行账户、合同起止时间合同签订时间等;其次是合同的付款信息,根据合同实际内容添加分次付款金额和具体付款条件,分次付款金额合计应等于合同总额。合同录入完毕后提交财务审批,审批通过后才可办理借款报销业务。第二项借款报销与合同关联,日常科研采购和费用借款报销达到签订合同标准的,必须关联对应合同,根据已录入的合同选择“关联合同号”。财务根据合同付款条件审核借款报销是否符合要求,对合同款支付实现即时控制的效果,防止合同款违规支付,保障了资金支付的安全。第三项合同信息查询功能,报销人可在合同管理模块查询已录入合同的付款信息,包括主要信息和合同总金额、合同预付款金额、合同报销金额和合同未付款金额,并能关联查询到合同付款对应的报销单。

总之,随着科研经?M管理越来越严格,加强信息化建设成为增强财务管理水平的必要条件,ARp系统提高了研究所整体的财务管理水平,但有些方面仍未在ARp系统启用,比如采购管理,ARp信息平台的建设将是一个不断优化完善的过程,需要根据管理目标和要求进行不断改进,在科研单位的管理中也必将发挥更深层次的作用。