财务共享服务中心优势与障碍探析

一、财务共享服务中心及其服务内容

(一)产生背景

随着全球经济迅猛发展,集团企业快速发展扩张,会计实务面临越来越大的机遇和挑战。在企业发展的历史舞台上,财务部门正在从价值保障者的角色向价值创造者转换过渡。财务部门对企业集团的战略决策影响力日益凸显,其职责不断扩大的同时对其专业化分工的要求也在增加。财务共享服务中心的理念已经逐渐被全球诸多大型跨国企业集团推广应用并实施,财务管理领域得到了更新的拓展和延伸。

财务共享服务中心(简称SSC),是企业将所属单位的会计核算、资金支付和会计报表等工作集中处理,但并不影响原有业务职能权限的划分。具体来说,它指的是企业或公司将不同地域(包括地处不同国家)的所属实体会计业务都集中汇总到共享服务中心,进行统一会计记录和报告。

(二)财务共享服务的内容

真正想要了解财务共享服务中心对企业集团带来的意义和作用,首先需要了解其具体都有哪些内容。财务共享服务提供的内容范围很广,有财务基础的运营内容,还会涉及企业的战略发展及最后的决策支持。

通过建立财务共享服务中心模式,应收账款、应付账款的管理更加规范合理,通过统一的管理审核和数据处理、现金资金的运用,客商、供应商及产品的统一管理以及各维度审核,原始账单到税务发票的制作和统一传送、质量检查、管理,以及固定资产和折旧的管理等,都由集团统一制定相应的规章制度,所属单位统一规范化执行。

基础的财务运营内容统一之外,还有对外提供的财务报告及各种外部报告,最后是企业集团的未来规划和分析,这些管理会计涉及内容也受到财务共享服务中心的影响。向政府或审计部门提供的财务报告等内容,以及企业的各类重大事项登记备案,企业的预算、成本核算及管理、各类标准化报告的编制、三大能力(盈利能力、运营能力、偿债能力)的分析,都离不开财务共享服务内容。

企业集团的战略投资及规划、结算与合并,包括企业整体税收筹划、税务相关的会计调整事项,站在战略层面提供相应的服务内容。

二、财务共享服务中心的意义和重要性

共享服务中心是在一定范围内,将各实体共用的职能和功能集中,最后统一向各个部门或业务单元提供高质量低成本的标准化服务。它集中了一个公司或企业的几乎各个部门所有职能,财务、法务、信息技术、人力资源、业务、研发等各项内容。通过集中各项职能内容,可以形成规模效应,最终并且有利于职能执行的质量和一致。

企业集团资产规模加速扩大,资金链条必然也随之拉长,加之各个实体分子公司地区分布广泛,财务流程再依赖过去的管理模式已逐渐显出疲态。资金集中财务管理是大型企业发展的必经之路,这是技术和系统共同创新的结果。

传统的普通财务管理模式随着企业集团规模的日益扩大,其笨拙的管理模式下的缺陷逐渐显露。组织机构繁冗,各所属单位运营效率参差不齐,服务水准各有不同,无法实现良好的规模效应。实施财务共享服务中心的企业集团后,显著的优势有以下几个方面。

(一)降低企业成本

传统的财务管理模式下,财务人员纯靠手工能力去审核各项原始单据、票据,人工对账,很多时候受到人员人力限制,财务工作进展缓慢。财务实现共享,组织机构必然更加精简高效,各个业务单一的非核心及重复流程都被删减,转移到统一且独立的财务共享服务中心。通过对基础性、事务性工作的集中处理,一个财务人员可以处理几个公司的相同岗位的业务,从而在业务量不变的同时减少员工数量。使得原来成百上千人在不同的子公司完成的工作由一个财务共享服务中心完成,提高了财务核算的效率,降低了原本分散在各单位工作量的处理费用,节约了人工成本。

(二)提高企业运营效率

过去传统的财务基础工作被剥离后,复杂重复性高的工作变得简单化标准化,分工更加精?,减少各所属单位(尤其是距离总部较远区域的分子公司)与总部沟通的时间,工作效率迅速提升。提高企业财务管理水平,同时对于会计人员的专业技术水平要求更高,需要这类企业的财务人员更多的偏向企业管理方面的研究和实践,需要企业财会人员不断提高自身专业水平修养,以不断适应新形势。

(三)强化财务管控

在企业集团中,若没有一个统一的财务集中管理平台,各单位财务核算差异很难掌控,集团财务总部很难实时监控基层业务单位的财务状况和经营成果,信息往往滞后。财务共享服务中心可以对所有子公司采用相同的标准作业流程,拥有相关子公司的所有财务数据,能够及时掌握全集团的实时财务信息。实时数据汇总、分析不再费时费力,更容易做到跨地域、跨部门整合数据。

系统流程代替人工审核复核流程,且统一规划、制度化、标准化,集中管理所有分子机构业务内容,避免了分子机构各自执行自己的规则制度和财务管理水平参差不平的状况,保证会计记录及报告的规范统一,为企业提高财务管控水平提供强有力的支持。

(四)最终目标能够增加企业集团价值

作为更高层次的财务集约化形式,财务共享中心能够加强对财务信息的掌控,并提高企业生产运营效率和质量,采取有效措施降低业务等部门成本支出,有效促进企业集团的发展。财务共享服务中心有一定的自主权,具有一定的独立性,运作高效,但是其所有的决策最终都还是在为企业集团整体战略目标服务,永远不能突破企业集团的边界,最终是通过服务模式不断增强企业集团的价值,这是财务共享服务的终极目标。 三、构建财务共享服务中心现存的问题和建议

(一)财务共享服务中心建立初期困难较多,需强有力的组织保障

任何一个新事物的发展道路都是曲折布满荆棘的,财务共享服务是一个全新的财务管理模式和理念,其在开创初期面临众多的事项调整,颠覆了传统的财务管理模式,它的建立需要强大的信息技术支撑,打造创建全新的财务流程系统必然离不开高额的资金启动成本作为坚实后盾,配备专业的技术开发人员,一段时间的研发支出,都是在所难免的。

从账务处理角度来谈,必然是需要功能全面的ERp系统辅以支持。具体包括,企业员工费用报销流程系统、生产流程系统、业务部门销售流程系统、法务部门审核合同系统,等等,每个环节都需要紧密相连,财务数据嵌入其中,串联企业生产经营的所有环节都需要高额投入。要做到更加规范化、专业化,财务共享服务中心的开创初期必然不是简单平坦的。其最终目标之一也是为了节约企业经营成本,在创建过程中,也就必须考虑成本节约,办公地点、人员安置,组织架构的更改,这都需要一段时间的适应和规范,前期需要人力物力的投入时间,后期才能开始显露出成效,因此达到盈亏平衡点的耗时会较长,对于一个企业的资金运作是一定的考验。

解决这个问题,笔者认为企业建立强有力的组织保障不失为良好的对策之一。建立财务共享服务模式,不仅仅是企业某一个层面或业务部门人员认可或者改变就可以办到的,需要公司各层人员共同的认可、支持。在企业集团总部设立的财务共享服务中心,意味着财务权的收回和集中,下属各单位及部门的财务部门一定程度上权利被改变,这是公司内部架构的重大变革,涉及甚至冲击原有一部分员工及管理层的利益。另一方面,新鲜血液的注入,新的项目组成员能力水平要求相对过去的又会有所提高,技术人员如何完成财务共享服务中心整体设计,并且还要考虑到完善和适应本企业或集团的所有业务流程内容,做到无缝衔接实在是一项极大的挑战,一段时间内都将会是磨合期。

前面多次提及,财务共享服务模式要求的专业性极强、涉及面极广,需要整个企业各个层面单元的配合实施,这是一项具有先进的管理理念的模式,一项庞大的系统工程,需要有统一专业的技术作为背景支撑。

(二)冲击企业文化,加大了对管理人员的信息判断能力

财务共享服务中心的建立,意味着企业集团(尤其是跨国企业)无论是在哪个国家、地区的财务业务都需要集中在同一个地方(一般是企业总部)进行统一处理。这样就打破了企业一贯的业务处理流程,而有些区域的分子公司可能会涉及不一样的税务等政策,在处理具体的业务问题或会计账务处理时,很可能因为与当地政府沟通出现偏差,例如沟通不及时或不全面,使得企业集团失去优惠政策,也可能不能享受税收优惠等内容,从而导致企业失去一定的优惠机会成本。管理人员能否及时或者根据部分信息预测到后续相关问题,提前采取措施,未雨绸缪至关重要,这对管理人员的信息判断和决策能力有了进一步的要求。

另一方面,企业集团整体内部所有经济业务与财务等各方面信息在时间和地域上的分离,也对企业管理人员对信息的判断审核能力要求加强。仅仅是从流程系统中对不同地区人员产生的经济业务进行复核审批,无法接触到最原始的资料,审批的电子信息内容是否真实合法,距离的遥远对判断带来了一定的难度和风险。针对这一问题,解决办法之一就是尽量做到以制度和预算为标准,即事前控制必须把握住风险控制在前,防患于未然。其次,信息技术系统与企业集团的组织架构、业务流程三者之间的关系必须梳理清楚,做到互相融合、不留出给人“钻空子”的余地。因此,理顺财务管理与业务管理之间的关系是首要内容。

构建财务共享服务中心,可以从这几个环节考虑。首先必然是考察准备期,企业针对自身情况,结合企业目标和愿景,通过准确的战略定位,对实施财务共享中心进行决策,达到管理层一致认同,并对可行性和必要性进行全面分析。第二步,对财务共享的范围进行划分,具体到纳入财务共享的流程内容,主要是重复性、易标准化的、非关键业务等,例如应收应付账款、费用报销、总账。第三步,建立信息技术支持。第四步,共享中心的地址选择,这需要平衡考量多种因素。最后,组织架构调整必须平稳过渡,促使各业务单元涉及的财务人员转型等。

(三)部分人员流失及工作内容枯燥

建立财务共享服务中心,前期或许会因为构建全新的流程系统及ERp系统做辅助而需要大量专业人员的加入和协助,在较长的一段磨合期内,都会保留专业的技术人员为各所属分子公司财务人员答疑解惑。但是共享中心构建完成且度过磨合期后,随着这些人员的全部撤离,并且分子公司基础岗位的财务人员工作内容已经交由集团总部的财务人员处理,也就使得企业集团内部财务人员岗位需要进行调整,重新划分人员岗位安排,在这个过程中就必然使得部分财务人员流失。同时,在总部财务共享中心处理基础财务账务内容的财务人员不需要与企业集团各所属单位的业务部门直接接触,只能是通过流程系统接触到一堆电子信息和数据内容,其工作也是按照标准工作流程只负责业务处理过程的某一环节,重复性和程序性极高,枯燥乏味,没有实质性的技术含量,难免会有消极懈怠懒散的现象出现。另外,因为财务共享模式前期大量投入资金成本,短期内无法看到直接的利益收入,企业领导层或许会出现为了短期片面利润效益追求低成本,通过严格把控费用支出,间接加速员工离职。

四、总结

虽然财务共享服务中心已经有几十年的发展历程,并且在全球多??大型集团公司均有设置并运行了一段时间,但是作为现代财务管理的新模式,每个企业运用这个服务,都需要结合企业自身经营的实际情况,寻找适合自身企业文化和业务模式的方式,才能将财务共享服务中心发挥出最大的效用。例如,通过企业集团的风险控制部门和流程改善部门在定期了解情况的过程中,不断针对出现的问题及时提出改进方案,融合创新,在与时共进的过程中提高共享服务中心运行质量。财务共享服务中心的逐步发展和提升,全方面简化了日常财务人员工作内容,将财务人员从传统的基础财务工作中解放出来,有更多的精力应用在企业管理和战略发展布局上,为企业可持续发展提供更有力的支持,是财务集约化发展的趋势和方向,虽然在实施过程中会遇到各种各样的困难和问题,但是从企业集团发展的终极目标来看,这个发展是势在必行的。