高校多校区模式下的财务软件创新探讨

一、绪论

自20世纪90年代以来,在“共建、合作、划转、协作”为主要精神的院校调整中产生了一大批规模庞大的综合性大学,这些大学一般具有多个校区甚至跨市、跨省。而某些地方性院校在高等教育大众化的背景下,出于扩招的内在动力而普遍新设校区,形成多校区大学。故“合并重构”和“自我扩张”所形成的多校区大学在我国非常普遍[1]。由于原有的财务管理软件主要面向本校区的管理,在没有任何改进和创新的情况下,无法适应多校区的财务管理工作。所以,扩充财务软件功能并使其适应多校区的财务管理是亟待解决的问题。

本文从流程、广度、深度、管理和设计理念的角度,提出了应着力于财务系统的网络化、信息数据接口的丰富化、管理功能的智能化和设计理念的专业化的创新方法。

二、存在的问题

(一)自动化程度比较低

会计电算化以来最大的改变只是形式上的变更,财务人员依旧陷于沉重的日常核算工作而不能着重于财务管理,会计流程没有得到优化和重构[2]。如今多校区的管理加重了财务人员的日常核算工作,更加严密的财务报销审核程序和人员的匮乏再次加剧这种状况。目前,高校财务软件主要应用于日常经费核算、资金结算等,在预算管理等方面的功能相对简单且难以得到应用。

(二)管理功能专业性不足

财务软件的管理功能即将会计勾稽关系以及财务规章制度渗透到财务软件的设计中,由软件自动实现部分财务管理功能。目前,由于软件开发者对会计流程不熟悉,造成某些会计勾稽关系未设计到财务软件中,或已设计的功能不完善[3]。这些问题对财务人员带来较大的困扰。如报表中固定资产若不等于固定基金,则做这笔错账时应在凭证中就给予无法保存的提示,不会延迟到报表生成阶段才给出提示。该类问题造成管理工作难以借助软件的功能更好的实施。

(三)适应性较差

财务软件的设计在遵从财务流程规范的基础上,更应以实际用户的需求为中心,与一线财务人员进行对接。目前,财务软件以满足用户现有的管理方式下的业务为目的,功能较为丰富,具有较强的通用性。但在开发设计时,很少有系统的软件结构设计过程,基本是从应用分析直接进入编程过程,缺乏贯穿在软件中的管理理念和整体思路,鲜与财务人员沟通[4]。而软件投入运行后,又不能及时针对使用者的意见反馈进行改进。这就造成软件某种程度上不能适应财务人员需求,某些软件缺陷只能去被动地适应。当前高校的多校区、跨地域情况在某种程度上具有管理的特殊性,商业上的通用性软件的适用性效果并不好,高校迫切需要软件的“私人订制”。

三、设计方法的创新

(一)软件流程的创新

创新财务软件流程需大力推行远程报账系统来减轻日常核算工作负担。远程报账系统将财务软件系统从单机推广到网络,它兼具网络的便利和安全,将日常会计工作中“人―人”的传统报账过程演变为“机―机”远程点对点的会话,实现报账与会计核算的远程化、领导签名的数字化、原始凭证的电子化,提高工作的效率与准确率[5]。远程报账系统支持全校区范围内职工的网上报销,简化了报销流程,能够跨校区办理报销业务,减少了因签字、审核和排队等程序造成的往来折返。更进一步,在远程报账系统中可加入费用统计功能,可以按时间、部门、报销人和费用类别等分类汇总,既方便财务人员统筹控制,又方便部门领导随时了解本部门的报销情况。

(二)应用广度和深度的创新

创新应用广度即拓宽高校财务软件的适用性范围,增加丰富的外部数据接口,通过对数据的一致性改造与其他职能部门的软件对接形成管理信息系统,实现数??共享、数据交流来提高工作效率。创新应用深度即进一步提高财务软件的自动化水平,通过计算机对数据的加工处理功能来减轻人的负担。

从根本上说,创新高校财务软件应用的广度和深度,就是要将凡是与财务有关的业务进行无缝连接,建立一个高度一体化的动态会计平台,使核算更接近业务前端,有效地提高高校管理水平[6]。

(三)管理功能的创新

财务软件的管理功能除了实现日常财务管理外,还应上升到“专家”和“智库”层次。高校财务管理是高校整体管理工作的一个重要组成部分,财务管理的整体目标和学校的总体目标相一致,财务管理能为学校的经营管理决策提供财务依据。2014年新颁布的《高等学校会计制度》将支出划分为教学支出、科研支出、行政支出、后勤支出、离退休支出,并在每项支出下按资金来源划分为财政补助支出、非财政专项资金支出和其他资金支出,这为生均培养成本的测算提供了很好的账务体系。高校财务软件中若具有成本管理模块,不仅能解决生均培养成本核算难题,并可以进行实时核算,随时供上级部门查验。该功能一方面可以方便测算高校自身的投入产出比以提高经济效益;另一方面,通过判断重点支出资金流向,可调整高校未来发展的战略目标。

(四)设计理念的创新

软件提供商应学习国外的先进设计思想,以高校财务管理为核心来设计和开发软件,根据高校的财务管理体制特点来改变不合理的管理流程,引入科学的管理流程来重新设计、调整软件功能。同时,高校财务人员也应转变观念,积极参与软件设计,以自身丰富的财务知识和经验去弥补软件设计者的专业知识不足,在通用性的高校财务软件平台上搭建起利于工作和管理的个性化“私人订制”模块。

四、结论

本文针对现有财务软件存在的缺陷和问题,从软件流程、应用广度深度、管理功能和设计理念方面谈了高校财务软件的创新方法。通过这些方法,能够更好的应对高校多校区模式下财务工作遇到的问题,提高效率,简化流程。