高校财务报销难问题探讨

一、高校财务“报销难”的现状分析

1. 巨大的报账业务需求与财务人员饱和的工作量矛盾

随着高等学校自主办学权的扩大,高校的资金来源也由单一的财政拨款变为多渠道的资金筹措方式,不仅包括国家财政拨款,还有学费住宿费收入、纵横项科研经费拨款及校办后勤产业经营收入等,特别是随着国家对科研投入的加大,科研经费支出量也相应增加。高校资金量的巨幅增长,导致高校需要报销的经济业务量逐年增加。财务人员要对报账人员的原始发票进行分类、核对、计算及审核;又要为报账人员解释报账流程、报销的规定,对不予报销的原始发票要给出合理的解释。财务人员的工作量每天都处于饱和状态,而学校每天需要报销的经济业务也是只增不减。并且学校在财务管理工作量持续增加的情况下,没有增加相应的财务人员,导致了报账的巨大需求量与会计人手紧缺的矛盾日益凸出。

2. 高校财务报账的内容日趋复杂,报账程序繁多

随着高等教育事业的蓬勃发展,高校资金来源渠道广泛,导致财务管理核算的内容也日趋复杂化,高校财务管理除了要核算财政预算资金,还有大量的科研支出及其它经营性支出,而高校财务管理不仅要依循《高等学校会计制度》、《行政单位会计制度》以及其它一些财政部、教育部下发的文件法规等,还要遵循学校制定的财务条款。以我校科研报账为例:首先经手人和课题负责人要在每张原始单据上签字或者盖章;其次,如果涉及到报销课题所需用的试剂耗材、实验用品等的需要分管的二级学院的院长签字;此外,如果一次报账的金额超过两万元的还需要找分管财务的校领导签字。在财务处报账时,金额达到一定数额的找财务处处长签字,然后由科长审核每张原始单据的合规性、合法性、合理性,审核通过拿给会计复审并制单,最后由出纳付款。报销人员走完这一系列的程序已经身心疲惫,若在最后的报销环节被告知因手续不全而退单,难免会有烦躁的情绪及怨气,提到报销难免胆怯。

3. 财务信息透明度不够,报账人员和财务人员矛盾突出

高校财务报账主要是针对广大的师生及科研工作者,现在各个高校的校园网站上都会公布会计政策法规和财务报账指南以指导老师顺利报账,但大部分报账人员因忙于教学和科研,根本无暇去了解这些财务政策及报账流程。这样难免就会出现报账人员拿着报销票据往返多次才能报成账的情况,既浪费了双方的时间和精力,也容易因为疲于奔波而引发矛盾,着实影响报账效率。同时,由于报账人员不固定,时常更换,财务人员除了要核算整理报账人拿来的各类原始单据还要告知报账的相关政策以及流程。因为重复而繁重的工作量,财务人员不可能面面俱到,难免同报销人员有言语冲突,而报账人员提起来财务报账更是有满腹的牢骚,认为来财务报账办事困难,效率低下、服务态度差。

4. 报账环境嘈杂,前台分工不均,财务人员积极性不高

首先,每天来财务大厅报销的人员络绎不绝,各种人声、机器设备声混杂,在这种嘈杂的工作环境中,财务人员要承受巨大的生理和心理压力,不但要审核原始单据,制单、打印凭证,同时还要回答报账人员的各种咨询问题,严重影响其制单的准确性及工作效率。其次,高校财务报销审核人员每一天都要与各种票据打交道,对原始凭证分类汇总核算后,再根据不同的经济科目编制凭证。这一过程虽然看似简单,但枯燥繁琐,同时其个人利益并不与工作量挂钩,造成其缺乏工作热情和积极性。

二、高校财务“报账难”现象产生的原因

1. 高校财务管理制度不完善,财务监督职能受限制

目前,我国很多高校现有的财务报销审核制度都是在工作中不断摸索总结出来的,并没有形成一整套完善的规章制度。除此之外,财务报销审核工作依旧是以报账、算账为主,过度重视核算职能,忽视了财务工作的监督管理职能,从而不利于高校内部管理职能的有效发挥,比如科研经费支出的管理,基本上都是对账面金额进行检查核算,而没有对科研经费支出的真实性、合理性进行监督,缺乏对经费使用人员的指导和约束。

2. 财务报销方式单一,浪费时间精力

目前很多高校的报销方式还是以现场报销为主的“集中式”报账方式,需要报账人员亲自来财务报账大厅完成排队―审核―制单-复核-取现或转账等流程。这个繁琐的流程会耗费报账人员和财务人员的大量时间;同时报账人员办理的业务性质、种类、数量各不相同,财务人员进行业务处理的复杂程度也不尽相同,业务办理所需时间也就不等。让所有报账人员无差别的排队等候,会在无形中浪费报账人员大量的时间和精力,严重降低报账效率。由此可见,单一的排队报销方式,同样是造成“报账难”的重要原因。

3. 财务人员配备有限,分工不均

财务工作是一个相互协作的流水线作业,财务部门报账大厅分成几个报账小组,一般会根据业务内容的不同分为预算报账组和科研报账组。每个组配备的人员数量不等。面对财务报销业务量大幅度增长的现实情况,有限的财务人员很难满足巨大的报账需求,导致报账人员排队等候时间过长的问题日益严峻。我校由于和预算的财务人员数量比分管科研财务人员多得多,难免出现报销科研账面的师生排长队而预算报账人员相对松散状况。

4. 对财务人员缺乏激励机制

财务人员的报账工作单调繁琐,导致了工作积极性的降低。同时高校作为公益性事业单位,不存在自主经营,自负盈亏的竞争压力,加上学校领导对财务核算不了解,对财务部门不重视,忽视财务部门在提供信息和利用信息决策为学校做出巨大贡献方面取得的成绩,从而导致了工作人员工作热情的降低。 三、改善高校财务“报账难”的建议

1. 开通网上银行业务,实现无现金报账

实现无现金报账,开通网上银行业务,报账人员只需在报账时把相应信息填写完整(如:收款人姓名/转账、汇款单位名称;收款人账号/转账、汇款单位账号;转账、汇款人开户行名称等),无需在会计制单完成后再排队等候即可收到款项,也无需再去银行排队凭支票取钱。网上银行业务服务方便、快捷,简单易用,提高了财务报账的效率。

2. 利用多种信息沟通方式,大力宣传财务审核报销法规

财务工作具有一定的专业性,高校师生大多数对财务法规、财务规章制度等相关知识缺乏深入的了解,因此可能会对财务人员按照相关规定采取的处理方式产生误解。这就需要我们加大财务信息的宣传力度,建立有效的财务信息沟通渠道。首先,高校可以借助校园网平台或者印制宣传册、多媒体电视播放等方式,向广大师生普及财务报账相关规定和业务办理流程,使学校广大师生在第一时间了解最新的政策。通过建立报账咨询系统,归纳总结财务工作中出现的热点问题,及时解答报账人提出的疑问,有效减少退单情况的发生。其次,定期公开财务信息,增加财务管理的透明度,把涉及到教职工个人财务信息资料要及时更新,像发放职工的工资、福利、补助等方便职工核对。第三,对于各部门专职报账人员可组织集中培训,学习新出台报销相关制度;为科研项目较多的老师聘请专职科研秘书,负责科研经费的管理和使用;对前台财务审核人员定期组织培训,学习和掌握政策法规、财务制度,减少经办人员往返财务处的次数,在报账过程中尽量少用会计专业术语,做到报账程序简洁易懂。保证对报账人员提出的疑问回答一致,同一经济业务的处理结果一致。最后,建立财务预审制度,由各部门分管经费的负责人对原始票据进行初审,初审后统一来财务处报销,不仅保证了一次性报账成功的机率,也提高了报销双方的办事效率。

3. 端正工作态度,提高服务意识

财务处作为学校的窗口服务部门,前台会计人员服务态度的好坏,影响着报账人员的情绪。财务人员在坚持原则的基础上摆正心态,提高服务意识,转变做事的方式方法,就会使报账变成一份愉快的工作。会计人员也应不断收集各种工作中出现的新情况,听取报账人员的建议和意见,及时修订各种管理办法,使得报销业务更加合理。

4. 建立健全考核激励制度,提高财务报销审核人员工作积极性

学校可以引进智能叫号系统,统计财务人员的个人业务量。同时设计一套系统的考评指标,如审核单据数量、错误率、师生评价打分等,对财务人员的工作进行综合的考评,根据考核结果设置不同的奖惩等级,坚持多劳多得,少劳少得,不劳不得原则,对于业绩突出、考核结果优秀的工作人员,除给予一定的奖励外,还要大力宣传,树立榜样,充分调动财务人员工作积极性。

5. 改善财务工作环境,创新报账工作的方式方法

首先,财务报销可以按业务类型和数量进行细分,设置快速业务通道。如可按拟报销笔数分配号码并设立专人专岗,对小额少量业务由专人负责处理,解决排队时间与业务量不对等的困局。其次,建立“大堂经理”制度,设立咨询专岗。报账人员在排队等候时段如对拟报销业务有疑问,可以随时进行业务咨询并及时把手续补充完整。避免了因排队等候时间过长、手续不全退单引发的争吵,维护了良好的报账环境。最后,营造舒适温馨的报账环境,可以在报账大厅摆放供等候报销的老师学生用的座椅,准备自助饮水机供报账人员饮用,同时可以印制一些报账知识小册子和一些财务专业的杂志摆放在报账大厅,既可供报账经办人打发时间,又可宣传报账知识,使等待的时间没那么煎熬,有助于缓解报账人员焦躁的情绪,使报账过程变得愉悦,让会计人员做到“忙也开心”,报账人员“等也理解”。