高校财务远程报账系统构建与应用分析

随着我国教育行业的迅速发展,各个高校招生数量增多,校区扩大,高校在不断发展壮大。与此同时,也面临着由于教师、职工、学生数量的增长而带来的各种挑战,其中包括财务管理难题。过去的报账模式显然已经逐渐难以适应当前的形势,比如高校校区数量增多并且距离较远、报账类型多种多样、报账数额较大等。高校作为人才聚集、培养与发展的前沿阵地,应与时俱进,凭借各种信息技术构建并应用财务远程报账系统,解决当前面临着的诸如报账流程长、耗时多、材料复杂的问题,完善财务管理体系。

1高校账务报销业务现状

报销流程一般包括五个环节,分别是整理票据、填写单据、领导签批、会计审核报销、出纳支付。具体来讲,即账务报销方将自己在日常学习、工作中所产生的各种票据进行收集与整理,如符合报销规定的发票、收据、车票、审计报告等,接着账务报销方要按照学校要求填写相应单据,送交相关人员审查、签字或盖章,然后将这些经过确认的单据交由学校财务管理部门,由会计进行审核与编写凭证,最终交给财务出纳,由出纳根据凭证支付金额,整个报账工作才结束。根据统计表明,高校由于自身事业单位属性、财务管理不善等原因,一般采取集中账务报销的形式,具体体现在学期开始或者结束、项目立项或者结项阶段集中报销,可想而知,容易造成工作人员在集中时期忙碌、工作压力大,教职工、学生等报账人员报账难度比较大、耗费时间与心思比较多,极大地影响了账务报销的质量。

当前,拥有并使用财务远程报账系统的高校非常少,而且即便拥有,也只开发报账预约、网上支付等功能,功能碎片化、单独化,并不能实现全面的远程报账。

2高校财务远程报账系统构建与应用

财务远程报账系统存在的意义是使报销账务的全部环节都能通过网上系统实现,尽量减少像传统报账模式那样的填写纸质单据、面对面窗口操作,减少报账时间,提高报账效率。通过网络报销账务由以下流程组成:填写并上传电子单据、审批单据、审核单据并自动形成会计凭证、网上支付。

远程报账系统利用信息技术、网络技术构建而来,凡涉及信息、网络的东西首先就要考察隐私性、安全性,保证报账人员相关信息不被泄露、报账系统不被非法入侵。每个报账人员只有一个与其身份证或者工资号绑定的登录名及其密码,在通过网络支付的时候,不仅需要网银支付系统保障安全,还需要一定级别的工作人员授权,之后方可实现支付。相关工作人员使用系统的权限不同,如会计与出纳需要使用不同的认证级别。另外还要注重信息共享,完善用户信息,包括姓名、身份证号、银行卡号、项目名称、经费代码等各种固定信息,减少用户反复填写的负担,节约时间,提高报账效率。

2.1单据电子化填写、上传与打印

用户使用唯一用户名与密码登录远程报账系统后,依据不同的业务性质填写各种单据,如差旅费、管理费用、借款单。用户只需要根据系统提示一步一步完成操作即可。系统的科学性、便捷性体现在系统会根据项目代码自动匹配项目名称,用户可以直接选择会计科目而无须键盘输入,在用户选择支付方式后系统会自动匹配用户姓名、银行卡号等相关信息,填写完成并提交后,便会立即生成报销凭证、编号,用户可直接打印,交由领导或负责人审查、签字盖章,再进行下一步操作。

在报账系统上填写单据大大降低了教职工、学生等报账人员混淆经费代码的可能性,因为系统会自动匹配,进而提高了财务报账的准确性,减少出账的混乱性。同时,只需要有网络,报销人员的报销工作不受时间、地点的束缚,比如过去需要从一个校区到另一个校区报账,可能需要等到工作人员上班期间才能报账,这很大程度上提高了报账的灵活性。还有在报账过程中花费时间最多的一项工作正是填写单据,而通过远程报账系统,此项工作由报销人员、工作人员、系统自动操作一起进行,极大地减少了报账时间,降低了工作人员的负担。

2.2审批单据

所谓审批单据即审批人员依据经费类型、额度进行审批,检查单据是否真实、合法、有效。由于审批工作的特殊性、复杂性,使得审批单据最好保留传统的报账形式,即纸质审批,而非网络审批,而且实际经验表明,纸质审批单据更为有效、准确。具体来讲,主要存在以下阻碍审批单据工作网络化的原因:一是报销账务所需要的发票、收据、合同、报告等文件数量多,类型复杂,导致扫描工作量大、难度大;二是具备审批权限的人不可能每天查看报账系统,检查是否有单据需要审批,如此便有可能耽误审批工作、延长审批时间;三是不同的审批人有不同的审批权限,可能需要不同级别的审批人依次核实、签字才能完成一项单据的审批工作,其中任一审批人员的延误审批都会影响审批工作的效率。所以就目前来说,相对于网络审批,纸质审批更为有效。

2.3审核报销单据与自动生成会计凭证

报销人员将经过审批后的单据交由会计人员,会计人员确定单据合法、有效后便可使用特定的管理权限登录远程报账系统,输入报销单编号后,系统可依据自动提取的信息生成会计凭证,这是远程报账系统最吸引眼球、最值得推广的特点之一。过去,编制会计凭证耗费会计人员的大量时间,并且编制会计凭证比较烦琐复杂,容易因为会计人员的马虎大意或者专业水平不够而出错,而通过报账系统,自动生成会计凭证,将编制会计凭证的工作分担到报销人员身上,一方面,减少了报账时间,另一方面,提高了报账的准确性。

2.4网上支付

报销人员的基本信息中包括其身份证号、银行卡号信息,同时,出纳可以利用系统选择当日所有需要报销的账务,在报销凭证合格后,出纳可以直接通过网络一并支付,简化支付手续,实现批量报销与电子出纳。同时,出纳可以利用系统查看指定某日、某月、某季度的报销金额、报销类型等信息,这些信息能够作为完善报销工作、财务管理体系的依据。

3结论

综上所述,在当今这个信息化社会,网络化、电子化程度不断加深、范围不断拓展,高校应把握时代发展趋势,在传统报账模式基础上进行改良,推陈出新,通过构建远程报账系统,实现单据电子化填写、会计凭证自动生成、网上支付等形式,减少报账排队等候时间,降低工作难度,提高无纸化办公的覆盖率,提高报账效率,增强报账准确性。