关于科研单位实施财务共享平台的若干思考

一、财务共享平台的基本内涵

所谓财务共享平台服务,是指将原先分散到集团内部各基层业务单位的财务基本业务集中到财务共享服务中心统一处理,通过网络为分布在企业集团内不同地区的业务单位提供标准化、流程化的共享服务。这种财务管理模式的具体操作就是在各科研单位财务部门的基础上成立一个独立的财务共享信息职能部门,专门用于处理科研单位的日常财务核算业务,同时原科研单位的财务部门通过财务共享费用报销系统和财务共享自助服务系统提交事项申请,并将会计原始凭证以扫描影像件形式采用二维码技术关联到具体的事项申请后提报给财务共享平台处理。

财务共享平台主要基于网页开发的两个系统:一个是财务共享费用报销系统,用于科研单位差旅费、化验计量费、仪器仪表修理费及技术协作费等日常业务;另一个是财务共享自助服务系统,用于应收、应付、资金和固定资产等业务的事项申请。

二、科研单位实施财务共享平台的重要意义

1.财务共享平台有助于提高企业财务管理效率

科研管理的关键是经费管理,科研经费的使用审批严格按照内部控制制度以金额为标准实行逐级审批。审批环节伴随着大量原始单据的流转,同时需要有专人进行单据的归集、传递和整理。实行财务共享平台以后,取消了大部分纸件的签批环节,各级审批负责人可随时根据系统上的待办工作关注需要批准的事项和金额。这样的处理模式大大提高了科研经费使用效率,节省了经费审批过程中不必要的时间占用。

2.财务共享平台有助于监控经费审批进度

研究室的科研人员作为科研经费使用的直接负责人,是最为关注经费审批流程的。在传统管理模式中,研究人员将所有纸质文件交由专人负责审批流转后无法及时得到各级申请的直接反馈意见,特别是当某一级审批人出具拒绝或者尚需完善的意见时,科研人员无法第一时间做出反应并改进。而在财务共享费用报销系统上,科研人员作为申请人,填报申请单并提交后,每一级的申请在线上的申请单上一目了然,为科研人员的工作进度控制和安排起到了很好的辅助作用。

3.财务共享平台有助于防范财务管理风险

虽然同属科研板块,但是由于研究的侧重点不同,且各分支机构单独进行财务核算,对于集团公司的会计核算规范和制度在执行层面也会有所偏差,这就造成了逐级汇总生成的集团总部财务信息的及时性和准确性难以得到保证。而财务共享平台的建立旨在财务管理标准化和一体化,由统一部门集中会计核算,多层监管,规范操作,以实现集团公司范围财务水平的平衡,确保不同机构财务工作结果的可比性和可信性,同时也增强了财务管理的风险防范能力,实现了资源统筹配置。

4.财务共享平台有助于实现会计凭证的无纸化

科研单位的研究项目往往不是一蹴而就的,如技术开发费的拨付、科研设备的构建很大程度都是阶段性分步骤地完成,配套的会计原始凭证如验收报告、竣工结算的纸质文件数量多且内容复杂。在财务共享平台上,可以直接根据会计记帐凭证准确定位到会计原始凭证的影像件,直观清晰,需要进行抽样的会计原始凭证也可以直接打印归档,能够提高财务管理的无纸化程度。

5.财务共享平台有助于保障会计信息安全

会计的一个基本原则就是保证会计信息的真实可靠,财务共享平台的流程设计就很好的为上述原则提供了保障。从科研人员的事项申请填报开始,到财务人员的收单和初审、财务共享人员的二级审核、各相关部门负责人的三级审核,再到审核完毕的待制单和制单完成,拒绝越级审批和替代审批,且整个过程全部保留纪录。特别是科研人员的申请事项出现变化需要修改申请时,修改的详细内容也会全程纪录,做到记录完整并且可以追溯修改痕迹。

三、现阶段科研单位在财务共享平台实施中存在的问题

1.财务共享平台缺乏相应的科研资金信息

科研单位会计核算的特殊性决定其在核算过程中需要对科研课题进行有效选择,但财务共享平台会计核算人员并不掌握具体科研课题的预算及资金拨付情况。如果科研人员前期填报时申请单的预留课题预算不足,就会直接导致制单失败,随之而来的是后面的制单过程中财务共享平台会计核算人员与科研单位财务人员再次甚至多次沟通。这在很大程度上增加了会计业务处理的时间成本,直接影响了科研经费使用的有效性。

2.财务共享平台缺乏有效的信息沟通方式

科研单位会计核算人员与财务共享平台会计核算人员缺乏有效沟通的方式,目前只能借助电话、邮件或者网络通讯工具。财务数据敏感保密,这些基础的通讯方式在数据传输过程的安全性上不能提供有力保证。此外,会计核算过程结束后,没有及时反馈的有效途径和灵活的查询方式,造成科研单位的财务人员仍需按照事项申请单号逐笔查询会计记账凭证编号,增加了不必要的工作。

3.财务共享平台模块管理增加了财务人员工作量

与以往的财务核算方式相比,财务共享平台通过科研事项申请单将会计原始凭证和会计记账凭证连接起来。由于部分会计核算业务过程较为复杂,每一个步骤都需要对应科研事项申请单,相应增加了科研单位财务人员的工作量。如科研设备单机零购构建固定资产由采购、付款、在建工程和转资四部分构成,这就需要提交四次科研事项申请单。如现金支付业务,由于需使用“银行托收支票”过度科目,也使一次完成的日常业务提交两次科研事项申请。

4.财务共享平台的初期资料输入存在困难

由于会计资料无纸化尚未在全社会企业范围内实行,科研单位外部相关单位多以纸质发票为主。财务共享平台的会计核算以会计原始凭证的影像件为基础进行业务处理,一些会计核算业务发票数量巨大,导致影像件的扫描时间花费过多。例如与科研单位业务往来频繁的知识产权局专利局的专利年费及申请费,每次业务办理的发票有数百张之多,逐页扫描的工作量几乎占了日常会计核算业务的一半,耗费了大量的人力物力。 5.财务共享平台的设计存在缺陷

现阶段,相当多科研单位的财务共享平台系统本身仍存在一定的问题。首先,财务共享费用报销系统和财务自助服务系统与财务核算系统SAp之间信息更新尚不能完全同步,直接影响后续会计业务核算的时效性。其次,系统中存在大量无效、作废或者过期的科研事项申请单,无法自动定期清理和删除,造成系统资源无效占用和浪费。最后,基于网页开发系统的稳定性受制于网络,一旦网络出现问题,很容易造成数据传输中断导致的数据部分遗失,给会计核算业务带来隐患。

四、推进科研单位财务共享平台建设的对策建议

1.科研单位应加强经费预算与会计核算

首先,在科研课题立项之初就应贴近实际,正确编制课题预算,尽量涵盖科研项目涉及范围内的所有合理费用及资本支出。其次,对科研课题实行独立项目资金管理。建议以科研项目为依据进行独立课题经费核算,不能从科研人员的调配角度出发,认为只要是所属部门的课题都可以合并核算。第三,对单独的科研课题进行明细管理。如果满足了资本化条件的资金使用就不能作为费用进行核算,属于经常性项目的科研经费支出就不能作为特殊费用项目列支。

2.科研单位应加强会计信息的收集与沟通

科研单位应设计专门用于科研单位会计人员和财务共享平台会计人员专用的有效联系方式,做到有记录可查询。科研单位会计人员和财务共享平台会计人员的沟通可以分为日常事项沟通和特殊事项沟通。例如会计科目是否适用和会计记账凭证编号列示等属于日常沟通范围,可以在财务共享费用报销系统上作为待办事项和已办事项列示;又例如资本化或者费用化,以及由哪个科研项目经费承担的问题属于特殊事项沟通范围,可以在财务共享费用报销系统上作为保留事项列示。同时,应提供多种条件筛选查询方式,以满足事项申请人、金额、初审及后审时间、供应商名称等各种查询要求。

3.科研单位应规范科研事项申请单的填报内容和提交方式

首先,简化科研事项申请单填报内容。随着财务共享财务人员对科研单位会计核算业务的逐步了解,科研事项申请单上的非核算内容可以适当减少和取消,如申请事由和支付方式等。其次,应尽量减少会计前后联系,顺序进行的复杂会计核算业务科研事项申请单的填报数量。如一次性完成科研设备单机零购构建固定资产的会计业务,可以只填报一次申请单,同时提供穿透式查询方式,不仅可以减少双方财务人员的业务量,也使会计核算业务处理流程更简单明晰。

4.科研单位应推进会计资料的无纸化管理

根据财政部发布的《企业会计信息化工作规范》(财会【2013】20号)的要求,并考虑科研单位会计核算业务的特殊性,对于每季度或者每年发生一次的业务,会计原始凭证的纸件和扫描件需要按时归档妥善保管,但是对于每月规律性发生的,纸质会计原始凭证数量巨大的会计核算业务,则可以与相关业务单位协商直接以影像件作为业务办理和会计核算的依据,既减少了不必要的扫描工作,也从根本上节约物力,避免浪费。

5.科研单位应完善财务共享系统的流程

财务共享平台建设作为会计核算方式变革进程中的重要环节,随着实施的逐步拓展和试点的不断反馈,也在积极地调整,以解决不同单位所面临的问题。例如,财务共享平台与财务核算系统之间信息更新不能完全同步的问题,财务共享平台的财务人员就应该将其提高到优先处理的层级,力求在最短的时间里处理完成。再例如财务共享费用报销系统中存在大量垃圾数据的问题,目前科研单位的财务人员就应该分批分期与科研事项申请单的提交人进行沟通,了解具体情况后进行删除或保留的后续处理。因此,财务共享平台将科研单位基层财务人员从日常繁琐的会计核算工作中脱离的同时,也对其提出了更高的要求,即从以往对科研单位基本业务的单纯处理到科研事项全面预算和预算执行情况的分析和总结,将更多的时间和精力投入到科研单位财务管理更高层次的工作当中。在基层财务人员资源有限的情况下,上述工作重点的转变必须依赖于财务共享系统流程的优化,真正实现财务管理效率的提升。