论作业成本法在物业管理企业成本管理中的应用

一、作业成本法相关理论

作业成本法是一种以作业为基础的成本的核算方法和管理制度,在作业成本法核算中涉及到资源、成本对象、作业、作业中心、作业动因、作业成本库等概念。作业成本法的基本原理是产品会消耗作业,而作业会消耗资源;生产会导致作业的发生,作业会导致成本的产生。在作业成本法下,成本的计算可以分为以下几个步骤:第一,界定作业并建立作业中心;第二,界定出各类资源的耗费;第三,选择资源动因,将资源追加到作业中心,形成作业成本库;第四,选择作业动因,把作业成本库中的费用分配到成本对象。

二、物业服务企业成本管理理论

1、物业管理的起源及业务特征

物业管理从广义上来说就是泛指一切有关房地产开发、租赁、销售及租售后的管理和服务;从狭义上来说物业管理就是物业企业按照物业服务合同的约定,维护特定房屋所处区域内的配套设施、环境卫生和公共秩序的活动。伴随着房地产行业的飞速发展,物业服务公司在八十年代在我国出现,并逐渐由沿海城市向内地扩展,到了新世纪后,物业管理行业也逐步走向了法律化、规模化、市场化。

物业管理企业向客户提供多功能、全方位的服务,涉及的服务范围较广,如果按业务种类不同可分为:环境卫生管理、治安消防管理、设施设备管理、绿化管理、车辆交通管理和其他公共管理等。物业管理企业为业主提供上述服务,给业主带来舒适感和安全感,其在管理上具有以下一些特征:综合性和公共性、生产和消费的不可分性、无形性、连续性和多样性。

2、物业服务成本的构成及特点

物业管理企业提供的是无形服务,但同样需要消耗成本资源,从成本构成情况来看,物业企业的成本费用主要包括:管理及服务人员的薪资、物业清洁服务卫生费、物业园区绿化养护费、物业管理区域公共设施维修维护费、治安消防秩序维护费、国家法定税费、物业公共责任险等。

物业管理的工作项目较多、程序也较为复杂,物业企业服务成本体现出了服务行业的特点,即服务收入很难和某项成本费用直接相关,其特点也可概括为:成本构成点多、间接费用比例上升且成本动因不同、劳动密集使得人工费用占总成本比例较大、固定成本比例高。

3、物业企业成本管理方法

物业成本管理方法是企业计划、协调、控制各项成本费用时使用的手段,其目的是为了降低企业成本,提高企业的经济效益。成本管理方法包括:成本预测、成本决策、成本预算、成本核算、成本控制等。

二、物业服务企业作业成本管理系统构建

1、物业企业应用作业成本法的必要性及可行性

服务行业很少有专利产品,所以其产品本身是很容易被复制的,这就使得成本费用控制成了服务行业竞争的关键环节。目前,物业企业在成本费用管理长普遍存在一些问题,可以概括为:物业服务成本核算观念淡漠且管理成本不完整、成本管理思路片面、成本管理方式过于简单粗放、成本管理不利于物业企业贯彻盈利性原则等。

物业服务企业对物业管理市场的竞争越来越激烈,人工费用的上涨和业主需求的不断提高,更是给物业企业带来了极大的经营压力。此外,在物业企业服务成本不断增加的情况下,物业服务费提价却困难重重,这使得企业的利润不断的降低。在外部市场竞争和内部成本上升的双重压力下,企业必须努力控制成本费用,同时寻找新的利润增长点。第一,企业要做好常规服务,改进作业流程,以优质的服务换取优价的回报;第二,企业要降低管理成本,将绿化、保洁、设备维修外包给更专业的公司,充分利用社会化分工;第三,物业企业要开拓经营思路,提供差别化服务。

作业成本法主要应用在制造业,而且取得了显著的效果,但从物业企业服务特点来看也基本具备了实施作业成本管理的要求:第一,物业企业的间接费用在总成本中的比例较高;第二,物业服务企业个性化服务较多;第三,物业企业的信息化水平在不断提高。

2、物业企业作业成本管理系统构建

物业企业作业成本管理系统构建应该遵循以下一些基本原则:成本效益原则、稳定与发展的原则、易理解操作的原则等。物业企业作业成本管理体系的管理主体是物业企业,管理对象是物业服务过程,成本管理工作应该做到目标明确、业绩考核、进行调节。传统的成本管理重点集中在生产成本,从物业管理企业来看就是重点把控服务过程中各种资源的消耗,而作业成本管理是传统成本管理的拓展,其控制内容包括:物业企业规模的确定、物业管理处的设立、物业资质的定位、各个作业中心的控制等。

物业管理系统是为了满足客户需求而形成物业作业集合,集合中的每个作业都在作业过程中消耗一定的资源,并产出相应的价值。基于作业的物业成本管理系统将作业目标和成本目标有机的结合在一起,目标成本指标按作业链层层分解给各部门、各环节,最终实现降低和优化成本的目的。基于作业的物业成本管理体系由作业分析、标准作业成本、作业预算、作业成本差异分析、作业成本控制、绩效评价、作业优化等环节构成。物业作业成本管理体系将作业成本法和目标成本有效结合,其具体技术路线为:第一,明确物业成本管理的具体目标;第二,监督物业成本的形成;第三,通过绩效考评及时纠正偏差。

三、物业服务企业作业成本预算

只有将物业企业整个业务流程进行透彻的作业分析,制作出的成本管理目标才能够具有合理性。第一,分析必要的作业,分析的目的是在成本发生前就消除不必要的支出,必要作业指的是作业对客户来说是必要的,或者作业对物业企业是必要的,除此两项之外则都是不必要的;第二,分析重点作业,重点作业就是以组织存在为目的的中心作业,根据重要性原则要对重要作业进行细致的分析;第三,分析增值作业,增值作业是因给客户带来附加值,从而增加企业利润的作业,物业企业应分析作业的增值性,消除不增值作业;第四,分析作业的有效性,效率性和增值性是一个事物的两方面,物业企业对作业的执行情况可从作业效率、作业时间、作业质量等方面进行判断。 物业企业作业预算使实际成本与计划成本之间具有可比性,能够将物业成本控制落到实处。作业预算编制的具体步骤包括:确定好预算目标、作业分析与流程优化、确定合适的物业作业量计量单位、确定作业消耗率与作业量、确定资源消耗率与资源需求量、预算资源需求成本与服务成本等。

四、物业服务企业作业成本核算

1、成本核算要素

物业服务企业作业成本核算要素包括:第一,成本核算对象,物业管理是一种以合同为中介的信托管理,物业企业的收入使以物业合同为对象,那么将服务合同作为成本对象,则与收入的口径是一致的;第二,成本核算期间,物业企业是依据合同签订的时间为业主提供服务的,将营运周期作为成本核算期间较为合适;第三,成本核算范围,物业企业从事物业管理活动过程中,为业主提供维修、管理等服务发生的各项支出,都应该计入成本费用;第四,成本核算项目,通常来说物业企业的成本核算项目主要包括人工费、办公费、设备维护费、保安费、保洁费、绿化费等。

2、成本核算模型

首先,要实施作业成本法就需要对物业企业作业进行合理的界定,物业企业一般设立经营部、财务部、品质部、客服部、行政人事部、工程维修部等部门来保证企业的运转,以及为业主提供服务。确认物业企业的主要生产流程,可划分为综合管理、共用部分及共用设施设备日常运行维护、清洁卫生、园林绿化、公共秩序维护等,每个流程又可以划分为不同的子流程,例如共用设施设备日常运行维护就可分为日常检查、定期保养、定期维护等流程。企业对作业流程进行界定后,要找出耗用资源较多的活动,继而优化流程,降低成本。

其次,作业确认之后就要衡量各作业消耗的资源,作业成本法不改变资源消耗的总额,只改变资源成本总额在各成本对象之间的分配比例。物业企业消耗的资源项目主要包括:人力资源成本、能耗费用、材料费、业务费、办公费用、固定资产折旧等。

再次,作业成本法核算下与某项作业相关的资源应直接计入该作业,如存在一资源支持多作业的情况,应该依据该资源的使用动因将其分配到各相关作业中去。在将资源耗费归集到作业成本库的过程中,应依据成本效益原则、充分性原则、相关性原则及重要性原则,在不失精确度和节约成本的前提下对相关成本动因进行选择。资源分配也要包括归集各成本库费用、计算资源动因率两个步骤。

最后,作业动因是作业成本发生的原因,作业动因的确定非常重要,一旦出现判断失误就会出现成本扭曲的情况。选择成本动因要考虑数据取得难易程度、作业实际消耗量与成本动因分配消耗量之间的相关性、成本动因导致的行为后果等因素。确定作业动因后,即可依据成本动因率等公式将作业成本库中的作业成本,分配给各个成本计算对象。

五、物业服务企业作业成本控制及绩效评价

1、标准作业成本

标准成本是为每个单位作业设立的,反映的是单位作业成本耗费,它是进行成本控制的基础。物业企业在制定标准成本时应该遵循可行性、有效性、相关性、真实性、成本效益性及可控性等基本原则。物业企业的作业项繁多,如果给全部作业项均制定标准作业成本,会耗费企业大量的精力,也会使管理效率降低,所以制定标准作业成本应以是否增加客户价值为基准,不增值的作业如税费、资产减值损失、财务费用等费用,虽然其影响利润,但这些费用的支出具有客观强制性,所以其成本标准为零。以作业为对象的物业增值作业成本计算公式为:增值作业标准成本=标准固定成本+标准变动成本。

2、作业成本差异计算及分析

通过作业成本差异分析,企业才能够进行有效的成本控制和成本改善,标准作业成本差异是指实际成本和标准作业成本之间的差异。完成作业成本差异分析步骤如下:计算差异数额――寻找差异原因――判断差异责任――采取改进措施。

因物业企业标准作业成本是分变动成本、固定成本及混合成本分别制定的,所以其作业成本差异可分为变动作业成本差异和固定作业成本差异。变动作业成本差异计算公式为:变动成本作业差异=(实际单位变动作业成本*实际作业量)-(标准单位变动成本*标准作业量);固定成本作业差异=(实际单位固定作业成本*实际作业量)-(标准单位固定成本*标准作业量)。

3、绩效评价及作业优化

绩效评价能够提高工作效率、改善服务质量,是物业企业进行管理的必备工具。物业企业进行绩效评价应关注两个方面:第一,根据评价结果对过去的业绩情况进行奖罚;第二,根据过去的业绩分析未来的作业取向。

物业作业成本管理的最终目的是要通过作业成本预算、作业成本核算、成本绩效评价等手段,实现企业作业成本的全面优化。作业改进常见的方式包括:第一,作业消除,例如:制定完善的采购计划可以消除部分仓储作业、选择优秀的设备供应商可消除部分维修作业、聘用高素质的管理人才可以消除因决策失误引起的不必要作业等;第二,作业选择,每一个产品设计都有不同的作业及成本,通过比较不同的作业成本来选择成本效益最好的作业;第三,作业减低,改善必要的作业效率,改善在短期内无法消除的无效作业;第四,作业分享,利用规模经济提高相应物业作业的效率。